كل أعمالك في نظام واحد

على الكاونتر يضيع المال بطرق كثيرة: طوابير تنصرف لأن التحصيل يتأخر، وخصومات لم يأذن بها أحد، وفكّة تُعطى خطأً، وصناديق لا تتطابق، وفواتير يجب إصدارها يدويًا لاحقًا. تتولّى نقطة البيع يوم أمين الصندوق بالكامل: البحث عن المنتج أو مسحه ضوئيًا، واختيار نوع المستند، والتحصيل بما يحمله العميل (ولو كانت ثلاث طرق دفع مختلفة)، وتسليم الإيصال ورقيًا أو بالبريد الإلكتروني أو عبر واتساب، وفي النهاية إغلاق الصندوق بعدّ النقد. ما يُباع يُخصم من المخزون، وإذا كان نشاطك يُصدر فواتير لدى وزارة المالية في كوستاريكا، يصدر المستند تلقائيًا.

أبرز المزايا

• البيع في ثوانٍ. يُمسح الباركود، أو يُبحث بالاسم أو الرمز، أو يُلمس المنتج في الكتالوج المصوّر مع فلاتر حسب الفئة. F1 يحصّل المبلغ كاملًا نقدًا بنقرة واحدة، وF2 يفتح نافذة التحصيل، وF3 يعود إلى البحث؛ ويمكن تخصيص مفتاح لكل إجراء.
• تذكرة أو فاتورة أو بيع داخلي. محدِّد فوق السلة يحدّد نوع المستند. مع وحدة الفاتورة الإلكترونية، يوقّع النظام المستند ويرسله إلى وزارة المالية في الخلفية: التحصيل لا ينتظر أبدًا.
• بيع داخلي، من دون وزارة المالية. للاستهلاك الداخلي أو العيّنات أو الرقابة الذاتية يوجد مستند غير ضريبي، معطَّل افتراضيًا ويُفعَّل لكل شركة. يذكر إيصاله دائمًا أنه ليس فاتورة، ولا يُبلَّغ إلى وزارة المالية، ولا يذهب إلى المحاسب، وتعرضه التقارير منفصلًا.
• أي طريقة تحصيل، ومجتمعة. نقدًا، أو بالبطاقة، أو SINPE (نظام الدفع الفوري الكوستاريكي)، أو تحويلًا، أو إيداعًا، أو شيكًا، أو بطاقة هدية، أو بالائتمان، وعدة طرق في البيعة نفسها. يبيّن النظام المبلغ المتبقي ويحسب الفكّة. ويمكن التحصيل أيضًا بعملة ثانية وفق سعر الصرف الذي يحدّده النشاط.
• العميل داخل البيعة. يُبحث عنه أو يُنشأ في المكان نفسه؛ وعند كتابة رقم الهوية يستعلم النظام من وزارة المالية ويملأ الاسم. وعند اختياره يظهر رصيده المستحق ونقاطه وعضويته، وإذا كانت له قائمة أسعار، تتغيّر الأسعار تلقائيًا.
• عروض الأسعار (الفواتير المبدئية). تُحفَظ السلة كعرض سعر بزرّ واحد: لا تُخصم من المخزون، ولا تمسّ الصندوق، ولا تذهب إلى وزارة المالية. تصدر بصيغة PDF لإرسالها بالبريد أو عبر واتساب، وعندما يوافق العميل تُحصَّل من القائمة من دون إعادة إدخال أي شيء.
• الحجوزات. تُحجز البضاعة للعميل مقابل دفعة مقدّمة، فلا تعود متاحة منذ اليوم الأول. تدخل الدفعات إلى الصندوق ويصدر المستند الإلكتروني عند التسليم.
• البيع بالائتمان مع خطة أقساط. المدة، والدفع أسبوعيًا أو كل أسبوعين أو شهريًا، وعدد الأقساط أو قيمة القسط، والفائدة حسب المدة إن كان النشاط يتقاضاها. تُطبع الخطة على الإيصال قسطًا قسطًا.
• المرتجعات بخطوة واحدة. كليًا أو جزئيًا: تُعيد البضاعة إلى المخزون، وتُصدر الإشعار الدائن إن كانت البيعة إلكترونية، وتُخفّض الرصيد إن كانت بالائتمان، وتُعيد المال بالطريقة نفسها التي دُفع بها.
• صناديق ووردِيّات مع مطابقة النقد. يفتح كل أمين صندوق برصيده الافتتاحي، ويسجّل المصروفات والسحوبات والإيرادات، ويُغلق بالعدّ. يقارن النظام المتوقَّع بالمعدود ويبيّن إن كان هناك فائض أو عجز.

• إيصالات ورقية أو على الهاتف. طابعة حرارية 80 مم أو 58 مم، أو فاتورة على ورق A4؛ ويمكن لكل فرع أن يعتمد ورقه الخاص. يُطبع الإيصال، أو يُنزَّل بصيغة PDF، أو يُرسَل بالبريد الإلكتروني وواتساب.
• سجلّ مبيعات كامل. فلاتر حسب التاريخ والحالة والنوع والبائع والفرع؛ وبطاقة لكل بيعة تضم المنتجات والمدفوعات والرصيد وخطة الأقساط والحالة لدى وزارة المالية، مع إعادة إرسال الإيصال إلى جهة واحدة أو أكثر.
• يواصل البيع من دون إنترنت. إذا انقطع الاتصال، تواصل نقطة البيع في المتصفح التحصيل وتسلّم إيصالًا مؤقتًا؛ وتُرسَل المبيعات تلقائيًا عند عودة الاتصال. ومع تطبيق سطح المكتب لنظام Windows (إضافة)، يبيع الصندوق ويُصدر الفواتير من دون إنترنت، وتتشارك عدة صناديق في المحل نفسه المخزون والمبيعات فورًا عبر الشبكة المحلية.

التفاصيل التي تصنع الفرق

• لا يُمَسّ السعر من دون صلاحية. أمين الصندوق الذي لا يملك الصلاحية لا يغيّر السعر ولا يضع خصومات، حتى بالتلاعب بالشاشة؛ ويلتزم الخصم الإجمالي بالسقف الذي يحدّده النشاط.
• كلمة مرور المدير عند الحاجة. يمكن اشتراطها للمرتجعات ولإلغاء بيعة، وبها يفتح أمين الصندوق مؤقتًا الخصومات أو تعديل السعر أو الصندوق أو ربح اليوم، من دون أن يضطر المسؤول إلى الجلوس للقيام بذلك.
• خصم على المقاس. على السطر أو على الإجمالي، بمبلغ أو بنسبة مئوية؛ ويمكن للنشاط أن يفرض نوعًا واحدًا دائمًا.
• إغلاق أعمى. عند الإغلاق، يكتب أمين الصندوق ما يسحبه وما يتركه للافتتاح التالي؛ وتبدأ الوردية التالية بهذا المبلغ ولا يستطيع تغييره إلا مدير.
• الدولارات تُطابَق على حدة. الأوراق النقدية بالدولار تُتوقَّع وتُعدّ بالدولار؛ والفكّة تُعطى بالعملة المحلية، وتوضح رسالة الإغلاق إن كان الصندوق متطابقًا في كل عملة.
• الإغلاق يصل عبر واتساب. مع المبيعات وطرق الدفع والفرق، لصاحب النشاط الذي ليس في المحل.
• فتح الدُّرج من دون بيع يُسجَّل. في سجل التدقيق، ومع تنبيه لصاحب النشاط إذا فُعِّل ذلك.
• قسيمة الدفع لا تتكرّر. يمكن اشتراط أرقام قسيمة جهاز الدفع بالبطاقة، ولا تُقبَل القسيمة الحديثة نفسها مرتين في الفرع نفسه؛ وعند إرجاع البيعة تصبح متاحة من جديد.
• الاسترداد يخرج من الصندوق الصحيح. النقد المُعاد يخرج من صندوق في فرع البيعة؛ وإن لم يكن أي صندوق مفتوحًا، يبقى معلّقًا ويُطبَّق عند فتح الوردية التالية.
• تصحيح طريقة الدفع من دون إلغاء. إذا حُصِّل المبلغ عبر SINPE وأُشير إليه نقدًا، يغيّره مدير ويمكنه ربط الدفعة الفعلية المستلمة؛ وتُعدَّل المطابقة تلقائيًا ويبقى ذلك في سجل التدقيق.
• مسودات ومبيعات معلّقة. تُحفظ السلة للمتابعة لاحقًا، من دون تحصيل ولا تحريك للمخزون.
• أزرار على مقاس النشاط. المسودة وعرض السعر والحجز والائتمان تظهر في الشريط، أو في قائمة، أو تُخفى، حسب ما يستخدمه النشاط.
• قواعد قابلة للضبط. الحد الأدنى للدفعة المقدّمة ومدة صلاحية الحجز، وما يحدث للمبلغ المدفوع إذا أُلغي، ومدة الائتمان الافتراضية، وإيقاف العملاء ذوي الائتمان المتأخر، وحدّ الائتمان لكل عميل.
• الميزان والشاشة اللمسية. عند مسح ملصق الميزان يدخل المنتج بوزنه، وتوجد لوحة مفاتيح على الشاشة للصناديق التي لا تملك لوحة مفاتيح فعلية.
• أمناء صندوق لا يرون إلا الصندوق. يمكن حصر مستخدم في نقطة البيع: يدخل إليها مباشرة ولا يرى بقية النظام.
• السعر شامل الضريبة. إذا كانت الملصقات تتضمّن ضريبة القيمة المضافة، يفصّلها النظام من دون احتسابها مرتين. ويضيف أيضًا النقل والتغليف، ويقرّب الإجمالي إذا طلب النشاط ذلك.
• الورق الصحيح في كل صندوق. يُحدَّد حسب البيعة، ثم حسب الفرع، ثم حسب النشاط، وصفحة تجريبية تؤكد أن التذكرة تناسب الطابعة.
• رسائل بريد لم تُرسَل، بنقرة واحدة. إذا فشل بريد النشاط، يسجّل السجلّ كل إيصال معلّق، ويرسلها زرّ واحد جميعًا.
• الإشراف على عدة صناديق. تعرض شاشة التحكم بصناديق النقد أموال اليوم حسب الفرع وحسب أمين الصندوق، وتنبّه إلى الورديات التي بقيت مفتوحة وتتيح إغلاقها في المكان نفسه.

لعميلك

• إيصاله في الحال، مطبوعًا، أو بصيغة PDF، أو بالبريد الإلكتروني (إلى جميع العناوين المسجّلة في بطاقته)، أو عبر واتساب.
• عرض السعر مكتوبًا، في ورقة رسمية تُقرأ بسهولة على الهاتف.
• أقساطه واضحة: في إيصال البيع بالائتمان يظهر الرصيد وتاريخ الاستحقاق وكل قسط بتاريخه.

لا ينبغي أن تُبطئ الفوترة لدى وزارة المالية في كوستاريكا الصندوقَ ولا أن تأخذ من وقت صاحب النشاط. كثير من الأنشطة اليوم تضيّع ساعات في مستندات مرفوضة لا يراجعها أحد، وأرقام تسلسلية تتعارض، وتذاكر يريدها العميل لاحقًا باسمه، ومحاسب يطلب ملفات XML في نهاية الشهر. تُصدر هذه الوحدة كل مستند تلقائيًا عند التحصيل، وترسله إلى وزارة المالية في الخلفية، وتنبّهك إلى ما يجب تصحيحه عندما يحدث خطأ، وتستلم فواتير مورّديك، وترسل إلى المحاسب حزمة الشهر من دون أن يضطر أحد إلى التذكّر.

أبرز المزايا

• جميع المستندات. فاتورة إلكترونية، وتذكرة إلكترونية (إيصال مبسّط)، وإشعار دائن، وإشعار مدين، وفاتورة شراء إلكترونية، وإيصال دفع إلكتروني، لكلٍّ منها مفتاحه ورقمه التسلسلي وملف XML موقَّع.
• من الصندوق، من دون خطوات إضافية. يُحصَّل المبلغ في نقطة البيع فيوقّع النظام المستند ويرسله ويبعث به إلى العميل. وإذا كانت وزارة المالية بطيئة أو متوقفة، تكون البيعة قد تمّت ويصدر المستند تلقائيًا فور استجابتها.
• شهادة لكل فرع. لكل فرع شهادته ورقمه السري (PIN) وبيانات دخوله ونشاطه الاقتصادي. اختباران قبل البيع: أن الشهادة تُفتح وحتى متى تبقى سارية، وأن الاتصال بـ وزارة المالية يعمل.
• كل شيء أمام عينيك. في المستندات الضريبية يظهر كل مستند بحالته (مقبول، أو قيد المعالجة، أو معلّق، أو مرفوض)، وملف PDF، وملف XML، والرسالة الحرفية من وزارة المالية، مع إجراءات للإرسال أو الاستعلام واحدًا واحدًا أو دفعة واحدة.
• تحويل التذكرة إلى فاتورة. إذا عاد العميل يطلب الفاتورة باسمه، تُصدر من التذكرة ببياناته، من دون تحصيل جديد ولا تحريك للمخزون.
• الإشعارات الدائنة والمدينة. يُصدر المرتجع الإشعار الدائن تلقائيًا؛ ويمكن أيضًا إصداره لإلغاء مستند أو تصحيح المبلغ. أما الإشعار المدين فيضيف رسمًا على فاتورة صادرة، ويمكن إضافته إلى حساب العميل إن رُغب في ذلك.
• فاتورة الشراء الإلكترونية. توثّق ما يُشترى ممّن لا يُصدر فواتير إلكترونية (منتِج، أو نظام ضريبي خاص، أو مورّد من الخارج)، ويكون المورّد هو المُصدِر. ولا تُحتسب مبيعًا في التقارير.
• إيصال الدفع الإلكتروني. للمبيعات بالائتمان التي تُعلَن ضريبة القيمة المضافة عليها عند التحصيل: كل دفعة تُصدر إيصالها تلقائيًا، مع الإشارة إلى الفاتورة.
• فواتير مورّديك. يقرأ النظام صندوق البريد الذي تصلك عليه، ويستخرج ملفات XML تلقائيًا (أو تُرفع يدويًا)، ومن هناك تُقبَل أو تُقبَل جزئيًا أو تُرفَض أمام وزارة المالية برسالة موقَّعة. وتُحفظ الرسائل مع مرفقاتها، حتى لو لم تتضمّن فاتورة.
• الحالة الضريبية. نظرة يومية على عدد المستندات المقبولة والمرفوضة والمعلّقة، لمعالجتها قبل أن تتحوّل إلى مشكلة آخر الشهر.

• التقارير الضريبية. ضريبة القيمة المضافة المحصَّلة على المبيعات، وضريبة المشتريات المقبولة، والفرق الواجب دفعه، مع فصل المبيعات الإلكترونية عن الداخلية.
• المحاسب يستلم كل شيء تلقائيًا. يُسجَّل محاسب واحد أو أكثر، لكلٍّ منهم بريده ويومه من الشهر: في ذلك اليوم يصله الشهر السابق كاملًا، مع دفتري المبيعات والمشتريات بصيغة Excel والمستندات. وللمحاسب أيضًا لوحته الخاصة للاستعلام.
• CABYS من دون صداع. يُبحث عن الرمز (رمز تصنيف السلع والخدمات لدى وزارة المالية) بالاسم عند إنشاء المنتج. ويبيّن تقرير CABYS المنتجات التي لا تملكه أو تملكه خطأً، ويكمله من الفئة ويراجعه مقابل وزارة المالية.
• تدقيق ضريبة القيمة المضافة. يقارن الضريبة التي يُباع بها كل منتج بتلك التي تحدّدها وزارة المالية لرمز CABYS الخاص به، ويفصل ما يُحصَّل بأقل من اللازم عمّا يُحصَّل من العميل بأكثر من اللازم.
• الإعفاءات الرسمية. بكتالوجات وزارة المالية والتحقق من التفويض من الصندوق.

التفاصيل التي تصنع الفرق

• الرقم التسلسلي المكرَّر يُصلَح تلقائيًا. إذا قالت وزارة المالية إن هذا الرقم موجود مسبقًا، يأخذ النظام الرقم الحرّ التالي في السلسلة ويعيد الإرسال، حتى ثلاث مرات. المستندات التي مضى عليها أكثر من ثلاثة أيام لا تُبعث تلقائيًا: هذا قرار النشاط مع محاسبه.
• إعادة الإصدار بحذر. تعرض النافذة سبب الرفض وتطلب تأكيد أن السبب قد صُحِّح، كي لا يُستهلك رقم تسلسلي آخر.
• البيعة التي لم تصل أبدًا إلى وزارة المالية. يجمع تقرير المبيعات المحصَّلة التي لم يصدر مستندها، وكم تمثّل من المال، وما الذي يجب تصحيحه (غالبًا منتج بلا CABYS): عند إصلاح البيان تصدر تلقائيًا. ويشمل المبيعات القديمة، حتى لو كان النطاق هو اليوم.
• رقم الهوية المكتوب خطأً لا يمرّ. تتوقف الفاتورة مع بيان عدد الأرقام الناقصة؛ أما التذكرة فتواصل الصدور.
• الانتقال من نظام آخر من دون إعادة الترقيم. يُحدَّد الرقم التسلسلي التالي لكل نوع مستند، وإذا اختلّ ترتيب السلسلة، يعيدها زرٌّ إلى ما تقبله وزارة المالية.
• طرفية حرّة. إذا كانت الشهادة نفسها مستخدمة في برنامج آخر، يقترح النظام طرفية لا تتعارض. ويحصل كل صندوق سطح مكتب على طرفيته، كي لا تتكرر الأرقام التسلسلية أبدًا.
• إشعارات دائنة بلا ثغرات. لا يُقيَّد أكثر ممّا كانت عليه الفاتورة، ولا يُصدَر إشعار دائن على إشعار دائن آخر.
• الإشعارات تُخصَم في الدفاتر. في دفتر المبيعات الذي يستلمه المحاسب تظهر بالسالب مع تفاصيلها، وفي الملخّص تُخصم من المبيعات ومن الضريبة.
• بيانات وزارة المالية على الورق. المفتاح، والرقم التسلسلي، والحالة («مقبول من وزارة المالية»)، ورمز QR؛ وفي ورقة A4 توضع في الترويسة، كي لا تنتقل أبدًا إلى صفحة ثانية.
• العميل يستلم المستند المقبول. يتضمّن البريد ملف PDF وملفَّي XML؛ وإذا كان المستند لا يزال قيد المعالجة، ينتظر الإرسال ويخرج عند القبول.
• رفض لا يُعاد إرساله عشوائيًا. ما رفضته وزارة المالية نهائيًا لا يُعاد إرساله تلقائيًا، وما بقي قيد المعالجة دون ردّ يُغلَق كي لا يبقى الانتظار إلى الأبد.
• قبول تلقائي لفواتير المورّدين. يفعّله فريق المنصّة لشركتك إذا طلبته، مع أيام انتظار: لا يمسّ إلا الفواتير الصادرة برقمك الضريبي، لا التذاكر ولا ما رُدَّ عليه يدويًا.
• الفاتورة المستلمة لا تدخل مرتين، حتى لو وصلت في عدة رسائل.
• ملفات لا يمكن تخمينها. المستندات والتقارير المرسَلة تُحفظ باسم يستحيل تخمينه، وتحمل حزمة المحاسب اسم الشركة والتواريخ.
• كل محاسب مع شركاته. المحاسب الذي يتولّى عدة أنشطة يختار في لوحته أيّها يراجع، ولا يرى أبدًا بيانات عميل آخر ليس من عملائه.

لعميلك

• مستنده بالبريد الإلكتروني أو عبر واتساب، مع ملف PDF وملفات XML، لتوثيق مصروفه.
• التحقق برمز QR. عند مسحه يرى المستند في صفحة عامة ويمكنه تنزيل ملفات XML.
• الفاتورة باسمه حتى لو غادر بتذكرة، من دون أن يدفع مرة أخرى.

المخزون غير المتطابق يكلّف مرتين: تضيع بيعة المنتج الذي قال النظام إنه موجود، ويُشترى زيادةً ما كان فائضًا في المستودع. تتابع هذه الوحدة كمية كل منتج في كل فرع وتترك أثرًا لكل حركة: من باع، ومن عدّل، ومن حوّل، ولماذا. مع الماسح الضوئي، يصبح جرد المستودع مسألة دقائق، وتبيّن التقارير كم من المال على الرفوف وكم منه راكد.

أبرز المزايا

• بطاقة كاملة لكل منتج. الفئة، والعلامة التجارية، والرمز الداخلي، والباركود، ووحدة القياس، والتكلفة، والسعر، والسعر بالدولار، ونسبة ضريبة القيمة المضافة، ورمز CABYS (تصنيف السلع لدى وزارة المالية)، والصورة، والفروع التي يُباع فيها. ويمكن إيقاف المنتج من دون حذفه.
• الكميات حسب الفرع. قد يكون للمنتج نفسه 8 قطع في محل و0 في آخر. ويبيّن الاستعلام السريع، من أي شاشة، الكمية المتوفرة، وفي أي فرع، وبأي سعر، وما هو في الطريق.
• Kardex لكل منتج. كل دخول وخروج مع التاريخ والنوع والكمية والمستخدم والمستند الذي نشأ عنه. وعندما يسأل أحدهم لماذا توجد 3 لا 5، فالجواب هناك.
• تعديلات مع السبب. الهدر، والكسر، وانتهاء الصلاحية، أو التحميل الأوّلي: يُكتب ما عُدّ، فيحسب النظام الفرق، ويحمل كل سطر سببه.
• التحويلات بين الفروع. تُخصم من المصدر وتُضاف إلى الوجهة في الحركة نفسها، مع ملاحظتها وسجلّها.
• الجرد الفعلي. بالماسح الضوئي، أو بالبحث بالاسم، أو بتنزيل الورقة بصيغة Excel للعدّ دون اتصال. يُعَدّ كل شيء أو عائلة واحدة في كل مرة، ويُطبَّق دفعة واحدة.

• ملصقات بالباركود. بالاسم والسعر والرمز، بتنسيق الورق المستخدم أو بمقاسات خاصة بالمليمتر.
• قوائم الأسعار. سعر الجمهور، أو الجملة، أو الموزّع، أو الموظف، في مصفوفة يظهر فيها كل شيء معًا؛ وتُسنَد كل قائمة إلى فرع أو إلى عميل، فيتغيّر السعر تلقائيًا في الصندوق.
• اقتراح الشراء. ما بلغ الحد الأدنى أو نزل دونه، حسب الفرع، مع ما يلزم طلبه والتكلفة التقديرية. وتنبّه الصفحة الرئيسية إلى عدد المنتجات التي تحتاج إلى تعبئة.
• الأنواع. المقاس أو اللون أو القياس، لكلٍّ منها سعره وتكلفته ومخزونه؛ أو أنواع لا تغيّر إلا السعر (مثلًا، لآجال مختلفة) وتتشارك الكمية نفسها.
• الباقات. حزمة من عدة منتجات بسعر خاص (مثل 4 بسعر 3 أو خدمة هدية): عند بيعها تُخصم مكوّناتها.
• الدفعات وتواريخ الصلاحية والأرقام التسلسلية. تُنشئ المشتريات دفعات بتاريخ صلاحيتها وأرقامًا تسلسلية مثل IMEI؛ وعند البيع يُستخدم الرقم الأقدم، ويعرض تقرير ما يقترب من انتهاء صلاحيته.
• تقارير المخزون. القيمة بسعر التكلفة وبسعر البيع، والربح المحتمل، والتقييم حسب الفئة، وقائمة ما لم يُبَع منذ 3 أو 6 أو 12 شهرًا.
• تنبيهات الحركات. عبر واتساب أو البريد الإلكتروني: التعديلات، والتحويلات، وبلوغ الحد الأدنى للمخزون، ونفاد المنتج، وتغييرات الأسعار وغيرها، ويُفعَّل كل تنبيه على حدة.
• بضاعة الأمانة (إضافة). البضاعة التي يتركها مورّد للبيع ولا يُدفع له إلا ثمن ما بيع منها: تدخل المخزون دون أن تكون دَينًا، وكل بيعة تسجّل ما هو مستحق له، وتتم التسوية متى شاء النشاط.

التفاصيل التي تصنع الفرق

• ما ليس موجودًا لا يُحوَّل. يُمنع التحويل الذي لا تكفيه الكمية، ويجب أن يختلف المصدر عن الوجهة.
• كلٌّ في نطاقه. لا أحد يعدّل أو يحوّل نحو فرع لا يخصّه، ومن لا يملك الصلاحية لا يرى التكلفة ولا يستعلم إلا عن فرعه.
• صلاحيات دقيقة على الكتالوج. يرى أمين الصندوق السعر لكنه لا يغيّره؛ والزيادات الجماعية، وتغيير الضريبة، والنسخ، والتعطيل، ودمج المنتجات، يتطلب كلٌّ منها صلاحيته الخاصة.
• المنتج الذي له تاريخ لا يُحذف. إذا كانت له مبيعات أو مشتريات، يُعطَّل؛ وهكذا لا تبقى في Kardex فجوات أبدًا.
• بطاقة المنتج بنظرة واحدة. السعر والتكلفة والهامش، والكميات حسب الفرع، وفي كم يومًا ينفد بوتيرة البيع الحالية (بالأصفر والأحمر عندما يقترب من النفاد)، وآخر أسعار الشراء ومقدار ارتفاعها، والعملاء الذين يشترونه، مع واتساب كلٍّ منهم بلمسة واحدة.
• إرسال البطاقة إلى العميل. بطاقة PDF فيها الصورة والسعر وبيانات النشاط، عبر واتساب أو البريد الإلكتروني.
• تغييرات جماعية بحذر. رفع الأسعار بنسبة مئوية مع التقريب (وعلى التكلفة أيضًا)، وتغيير الفئة أو العلامة التجارية أو الضريبة لمنتجات كثيرة، والتفعيل أو التعطيل دفعة واحدة، وتعديل السعر والتكلفة مباشرة في الجدول.
• الجرد الفعلي حسب العائلات. عند اختيار فئة تدخل جميع منتجاتها، حتى تلك التي يعتبرها النظام صفرًا؛ وما بقي فارغًا لا يُمَسّ، إلا إذا حُدِّد «وضع 0 لما لم يُعَدّ».
• الإلغاء بلا عواقب. يمكن رمي ورقة العدّ قبل تطبيقها من دون تحريك أي شيء.
• ملصقات يقرؤها الماسح. يحسب النظام رقم التحقق في الباركود ويستخدم التنسيق المناسب بحسب كون الرمز رقميًا أو لا.
• الفئات حسب الفرع. يمكن لكل محل أن يعرض في الصندوق الفئات التي يبيعها فقط.
• منتجات جديدة من دون مغادرة الصندوق. إذا ظهر منتج في منتصف البيع، يُنشأ هناك بالحد الأدنى من البيانات ويُستكمل لاحقًا.
• صور دفعة واحدة ووحدات قياس خاصة بالنشاط، إضافة إلى الوحدات المعتادة.
• دفعة تقترب صلاحيتها من الانتهاء. ما ينتهي خلال الأيام الستين القادمة يظهر في التقرير، لبيعه في الوقت المناسب.
• إذا كنت تبيع الإطارات. يُبحث عن المقاس مكتوبًا بأي شكل، ويُستكمل نوع النقشة والتصميم والطبقات تلقائيًا من الاسم.
• الأمانة: التسوية جاهزة للمورّد. ورقة لكل فرع بما كان موجودًا، وما استُلم، وما بيع، وما أُعيد، وما تبقّى، بصيغة Excel أو PDF، وتُرسَل بالبريد الإلكتروني أو عبر واتساب.
• الأمانة بعملة المورّد. إذا كان يتقاضى بالدولار، فالدَّين والدفع بالدولار بينما يبقى المخزون بالعملة المحلية.
• المِلك أم الأمانة أولًا. إذا وُجد من المنتج نفسه النوعان، يختار النشاط أيّهما يُباع أولًا؛ وإرجاع العميل يلغي ما سُجِّل، وما لم يُبَع يُعاد إلى المورّد حتى إغلاق الأمانة.
• البدء من تسوية سابقة. لأمانة كانت موجودة في المتجر أصلًا: لا يُضاف شيء إلى المستودع ويراجع النظام المبيعات منذ ذلك التاريخ.

تسجيل المشتريات يدويًا بطيء، ومنه تنشأ الأخطاء: تكاليف مُدخَلة خطأً، وبضاعة وصلت ولم تدخل النظام أبدًا، وفواتير لم يسجّلها أحد، ودفعات للمورّد لا تتطابق مع كشف حسابه. مع هذه الوحدة لا يُدخل أحد فاتورة يدويًا: يقرأ النظام صندوق البريد الذي يرسل إليه الموردون فواتيرهم، ويحفظها تلقائيًا، وتمتلئ عملية الشراء بسطورها، ويتعلّم بأي رمز يفوتر كل مورّد كل منتج من منتجاته، ويُبقي الدَّين محدَّثًا. أما ما يأتي من الخارج فله وحدته الخاصة: الاستيراد.

أبرز المزايا

• الفواتير تصل تلقائيًا عبر البريد الإلكتروني. يُضبط مرة واحدة صندوق البريد الذي يرسل إليه الموردون فواتيرهم: يفحصه النظام تلقائيًا، ويستخرج المستند الإلكتروني من كل رسالة ويضعه في صندوق الفواتير المستلمة، من دون أن ينزّله أحد أو يرفعه. ويمكن أيضًا رفعه يدويًا أو فرض القراءة في الحال.
• من الفاتورة إلى الشراء، من دون إدخال. تُراجَع كل فاتورة مستلمة وتُحوَّل إلى عملية شراء بنقرة واحدة، بجميع سطورها وتكاليفها وضريبة القيمة المضافة؛ وما هو مصروف يبقى مصروفًا.
• الرسائل محفوظة في النظام. كل رسالة قُرئت تبقى في الرسائل الواردة مع مرفقاتها (PDF وXML وصور)، حتى لو لم تحمل فاتورة: يُطَّلع عليها من دون الدخول إلى صندوق البريد، وكذلك إن كان حساب Gmail مشتركًا.
• تسجيل عملية شراء. الفرع، والمورّد، ورقم الفاتورة، والعملة وسعر الصرف، نقدًا أو بالأجل مع تاريخ الاستحقاق. تُكتب التكلفة شاملة ضريبة القيمة المضافة أو من دونها ويُحسب الآخر؛ ويُحدَّث سعر البيع في المكان نفسه إذا ارتفعت التكلفة.
• جلب الفاتورة المستلمة. عند تسجيل عملية شراء، يُجلب المستند الذي أصدره المورّد: تمتلئ عملية الشراء بسطوره، بالأخضر ما يعرفه النظام وبالأحمر ما ينتظر الربط.
• المرادفات. كل مورّد يفوتر برموزه الخاصة. تُربط مرة واحدة —أو تُتعلَّم تلقائيًا عند حفظ الشراء— ومن بعدها تصل جميع فواتيره معروفة، مع المعامل الذي يحوّل الصناديق إلى وحدات.
• فواتير مُعتمدة أو قيد المراجعة. مع الفاتورة الإلكترونية، تُراجَع كل فاتورة واردة تلقائيًا: كل سطر يعرف هل يذهب إلى المخزون أم إلى الاستخدام الداخلي أم إلى المصروفات، ويُعلَّم ما لا يتطابق، كتكلفة قفزت أو رمز جديد.
• استلام البضاعة عند وصولها. الفاتورة لا تُدخل شيئًا إلى المخزون: تُنشأ عملية الشراء عند تأكيد ما وصل، ويمكن الاستلام على دفعات، ولا يرتفع الدَّين للمورّد إلا بقدر ما استُلم.
• مشتريات في الطريق وأوامر شراء. يظهر ما طُلب مع تاريخ وصوله في الصندوق، وفي المنتجات، وفي الاستعلام عن الكميات. ويصدر أمر الشراء بصيغة PDF ويُرسَل إلى المورّد عبر واتساب أو البريد الإلكتروني، من دون تحريك أي شيء.
• الإشعارات الدائنة من المورّد. إذا ألغى فاتورة لم تُستلَم بعد، تُلغى الفاتورة تلقائيًا؛ وإذا كانت البضاعة قد دخلت، ينبّه النظام ويقرّر النشاط.

• الدفع للمورّد. دفعات على عدة مراحل مع طريقة الدفع والمرجع ورقم إيصال المورّد وصورة المستند أو ملف PDF الخاص به؛ والدفعة المسجّلة خطأً تُصحَّح أو تُلغى.
• الإرجاع أو الإلغاء. إرجاع البضاعة يخفض المخزون مع ذكر السبب؛ والإلغاء يصحّح عملية شراء ما كان يجب أن توجد ويعكس ما دخل.
• كشف الحساب لكل مورّد. الفواتير، والدفعات، والمرتجعات، والرصيد الجاري، مع الفواتير المعلّقة وأيام تأخّرها، بصيغة PDF لإرساله إليه أو بصيغة Excel.

• الفواتير المستلمة غير المسجَّلة. تقرير بالفواتير التي وصلت من وزارة المالية ولم تصبح بعد شراءً ولا مصروفًا، مفصولة إلى بضاعة ومصروفات وفواتير بين شركات المجموعة نفسها، ومرتّبة حسب المورّد.
• الطلب الذكي. يتوقّع ما يجب طلبه بناءً على مبيعات آخر 90 يومًا، والمتوفر، وما هو في الطريق، ومدة الوصول، وعدد الأشهر التي يُراد تغطيتها؛ وإذا أرسل المورّد قائمة أسعاره بصيغة Excel، يخرج الطلب مسعّرًا بأسعاره.

• موردون من الخارج. يُسجَّلون برقم تعريفهم الأجنبي. تدخل الفواتير الإلكترونية من بنما إلى صندوق الوارد نفسه برمزها الفريد، وتُقرأ فواتير PDF من الموردين الأجانب، بالتنسيقات التي يتعرّف عليها النظام، سطرًا سطرًا.

التفاصيل التي تصنع الفرق

• الاقتراحات لا تُربط تلقائيًا أبدًا. يقترح النظام المنتج من الباركود أو الوصف أو المقاس، لكن التشابه ليس تطابقًا: يؤكّده شخص دائمًا، إلا إذا لم يكن هناك شك (حين يكتب المورّد رمزه في الفاتورة).
• مقارنة جميع الفواتير دفعة واحدة. يراجع كل رمز لكل مورّد وصلت فواتيره، ويربط المؤكَّد ويترك الباقي مع اقتراحه ودرجة الثقة، لقبوله دفعة واحدة.
• ما يُقرَّر مرة يُتعلَّم. إذا كان مورّد ما مصروفًا دائمًا (الإنترنت، الكهرباء)، تصل فواتيره التالية معتمدة تلقائيًا؛ وما يصل من جهة ليست مورّدًا مسجّلًا يُعامَل كمصروف.
• فاتورة استخدام داخلي بنقرة واحدة. تُجمع سطور الأشياء المخصّصة للاستخدام في النشاط في سطر واحد، بالإجمالي نفسه وضريبته، من دون إنشاء منتج لكلٍّ منها ولا إضافة إلى المخزون.
• الضمان لا يجعل التكلفة صفرًا. السطر بلا تكلفة (استبدال) يضيف إلى الكمية من دون إفساد تكلفة المنتج.
• لا يُستلَم ولا يُدفَع أبدًا أكثر من اللازم. لا يُستلم أكثر ممّا تبقّى، ولا يُدفع أكثر من المستحق، وعند تصحيح دفعة يُعدَّل الرصيد بمقدار الفرق.
• الإلغاء مرتين لا يكرّر شيئًا، وعملية الشراء الملغاة لا تقبل بعدها دفعًا ولا تعديلًا.
• المرجع فقط حين يمرّ عبر البنك. لا يُطلب في النقد؛ وفي غيره يُسمّى الحقل بما يجب تدوينه: رقم الشيك أو التحويل أو SINPE (نظام الدفع الفوري الكوستاريكي).
• إدخال سريع. صفّ مضغوط لإدخال فاتورة طويلة بلا توقف، والمنتجات الناقصة تُنشأ من عملية الشراء نفسها، من دون استخدام رمز المورّد رمزًا خاصًا بالنشاط.
• البحث بما في الداخل. يُعثر على عملية الشراء بالمنتج أو برمز المورّد، والفلاتر (المورّد، الدفع، الائتمان المتأخر، حالة البضاعة، الفرع، التواريخ) تتراكب؛ وملف Excel لا ينزّل إلا ما فُلتِر.
• الإشعار الدائن الذي يصل قبل الفاتورة يُحفظ ويُطبَّق عند دخول الفاتورة.
• الموردون المكرَّرون. عند دمجهم، تنتقل مرادفاتهم إلى المورّد الباقي.
• ماذا نشتري من كل مورّد. بضاعة، أو استخدام داخلي، أو مصروف مع فئته، واحدًا واحدًا، أو دفعة واحدة، أو بملف Excel.
• تنبيهات لصاحب النشاط. عبر واتساب أو البريد الإلكتروني عند وصول فاتورة مورّد أو إشعار دائن.
• الفاتورة نفسها لا تدخل مرتين، حتى لو أرسلها المورّد مكرّرة أو وصلت عبر البريد ويدويًا معًا.
• المدفوعات للموردين من أجل المحاسب. تقرير بكل دفعة في الفترة —من المشتريات والاستيراد— مع مرجعها، للمطابقة مع البنك.

في الاستيراد يضع النشاط هامش ربحه على المحك: تستغرق البضاعة أشهرًا، وتُدفع عليها رسوم الشحن والتأمين والجمارك، وتصل في حاوية يجب توزيعها على عدة فروع، ويُدفع للمورّد الأجنبي على عدة تحويلات. فإذا كانت التكلفة الظاهرة في النظام هي سعر المورّد وحده، فإن هامش ربح المنتجات المستوردة مجرد وهم. تتابع هذه الوحدة كل طلبية من الفاتورة المبدئية حتى يستلم آخر فرع حصّته، وتوزّع جميع المصاريف ليحصل كل منتج على تكلفته الحقيقية حتى المستودع.

أبرز المزايا

• الطلبية من البداية إلى النهاية. مسوّدة، ثم مطلوبة، ثم في العبور، ثم في الجمارك، ثم الحاوية في المستودع، ثم مستلَمة، وكل تغيير في الحالة مع ملاحظته. وتُعيَّن حالة «مستلَمة» تلقائيًا حين يستلم آخر فرع حصّته.
• الشحن والجمارك. الحاوية، وشركة الشحن، ورقم التتبّع أو بوليصة الشحن (BL)، ورقم واحد أو أكثر للبيان الجمركي (DUA)، وإشارة الجمارك، في الطلبية نفسها.
• التكلفة الحقيقية حتى المستودع. يُسجَّل الشحن والتأمين والجمارك والمخلّص الجمركي والنقل كلٌّ بعملته، وتوزَّع على المنتجات: فتشملها التكلفة النهائية لكل منتج.
• المنتجات من ملف Excel. تُرفع الفاتورة المبدئية للمورّد بصيغة Excel (مع قالب)، فتدخل الرموز التي تعلّمها النظام من هذا المورّد معروفة، وتُنشأ الناقصة كلها بنقرة واحدة.
• توزيع الحاوية على الفروع. يوزَّع كل سطر على المحلات مع رؤية الكمية الحالية في كلٍّ منها وما سيصلها في طلبيات أخرى، كي لا يُرسَل لأحد أكثر من حاجته.
• كل فرع يستلم حين تصله بضاعته. عند الاستلام، يدخل كل محل بعملية شراء خاصة به وبمخزونه؛ ويظل الآخرون يرون البضاعة «في الطريق» في الصندوق وفي المنتجات.
• فاتورة المورّد الأجنبي. تدخل الفواتير الإلكترونية من بنما إلى صندوق الاستلام، وتنتقل سطورها إلى الطلبية بتكلفتها بالدولار؛ وتُقرأ فواتير PDF سطرًا سطرًا ولا تُحفظ إلا إذا طابق مجموعها المجموع الفرعي.
• الدفعات للمورّد، في الطلبية. دفعة مقدّمة، أو عند الشحن، أو مقابل المستندات: تبقى كل دفعة في الطلبية، فهناك يعيش الدَّين للمورّد الأجنبي.
• كشف حساب بالدولار. بالتنسيق نفسه الذي يرسله الموردون، بصيغة PDF أو Excel، مع الرصيد الافتتاحي والرصيد الجاري والفواتير المعلّقة وأعمار الرصيد.

التفاصيل التي تصنع الفرق

• لا يوزَّع أكثر ممّا وصل. يبقى إجمالي الفاتورة ثابتًا: حصة كل فرع تُقتطع من هذا الإجمالي، وإذا حاول أحد تجاوزه، ينبّه النظام ولا يمسّ ما حُفظ.
• الحفظ لا يُضيّع العمل أبدًا. يمكن التوزيع على مراحل؛ وما تبقّى يظل «غير موزَّع» ويدخل إلى فرع التفريغ إذا استُلم هكذا.
• بنظرة واحدة، من الذي لم يستلم بعد. في قائمة الطلبيات، تبيّن علامة هل وصلت إلى جميع الفروع أم أيّها لم تصله بعد، ويعرض الفلتر فقط ما فيه شيء معلّق.
• علامات تجارية أخرى بالمقاس نفسه. عند التوزيع تظهر كميات المنتجات المكافئة في كل محل، لتقرير كم يُرسَل.
• المسوّدة ليست في الطريق. ما لم يُطلب بعد من المورّد لا يظهر كبضاعة قادمة.
• الاستلام الخاطئ يُعكس. تُحذف عمليات الشراء المولَّدة، ويُخصم المخزون مع ترك أثره في Kardex، وتعود السطور معلّقة؛ ولا تُمسّ الدفعات.
• المصاريف التي يتقاضاها المورّد، على حدة. ما يُدفع له يذهب إلى كشف حسابه؛ أما المصاريف المحلية (الجمارك، المخلّص الجمركي، النقل) فلا، لأنها ليست مستحقة له.
• رموز المورّد تُتعلَّم. ما يُربط في طلبية يبقى للطلبية التالية، مع معامل التحويل: عشرة صناديق في كلٍّ منها أربع تدخل أربعين وحدة.
• المستحق، في التقارير. تشمل الحسابات الدائنة والمدفوعات للموردين في الفترة عمليات الاستيراد، للمطابقة مع البنك.

البيع بالأجل يُنمّي المبيعات، لكن بشرط التحصيل. والمشكلة الدائمة هي أن تعرف في نهاية نصف الشهر من دفع ومن لم يدفع، وكم جلب كل محصّل، وأي عميل لم يظهر منذ أشهر. تُعِدّ هذه الوحدة خطة الأقساط لكل ائتمان، وتحفظ كل دفعة باسم من استلمها، وتقدّم التقارير اللازمة للخروج إلى التحصيل. ومع SINPE Móvil (نظام الدفع الفوري عبر الهاتف في كوستاريكا)، تدخل المدفوعات التي تصل إلى البنك تلقائيًا وتُربط بالبيعة، من دون مراجعة الهاتف ولا طلب لقطات شاشة.

أبرز المزايا

• الحسابات مستحقة القبض. من يدين، وبكم، وما المتأخر، وحسب شرائح الأقدمية، مع كشف حساب قابل للطباعة. وعند اختيار عميل في الصندوق يظهر رصيده قبل البيع له.
• خطط الأقساط. أسبوعية، أو كل أسبوعين، أو شهرية، حسب عدد الأقساط أو حسب المبلغ المتفق عليه مع العميل، مع تاريخ القسط الأول. وتُطبَّق كل دفعة على أقدم قسط.
• خطط للائتمانات القائمة أصلًا. الائتمان الذي بلا خطة تُعَدّ له خطة من الحسابات مستحقة القبض، بتوزيع رصيد اليوم لا المبلغ الأصلي الكامل.
• الدفعة باسم من حصّلها. تحفظ كل دفعة التاريخ والعميل والفاتورة والمحصّل والمبلغ والرصيد المتبقي وطريقة الدفع والملاحظات. وتُحتسب أيضًا الدفعة على الحساب، من دون فاتورة.
• التحصيلات والدفعات المستلمة. ما دخل خلال الفترة، وكم جلب كل محصّل ومن كم عميل، سطرًا سطرًا.
• من دفع ومن لم يدفع. يقارن الأقساط المستحقة في الفترة بما دخل: دفع، أو دفعة جزئية، أو لم يدفع، أو دفع مقدّمًا، مع نسبة الالتزام ومفصولًا حسب وتيرة الدفع.
• العملاء المتأخرون. صورة اليوم: المبلغ المتأخر، وأيام التأخير منذ أقدم قسط، وهاتفه وآخر دفعة له، مجمّعة من 1-30 إلى أكثر من 90 يومًا.
• ملخص المحفظة. إجمالي المستحق، والمحصَّل في الفترة، والمتأخر اليوم، والمحفظة مقسّمة إلى منتظمة ومتأخرة وبلا خطة، مع أكبر الائتمانات.
• تعهد بالدفع للتوقيع. مع الرصيد بالأرقام والحروف، والأقساط، وبنود النشاط؛ أو بنص السند الإذني الخاص بالشركة، الذي يملؤه النظام ببيانات البيعة.
• تذكيرات قبل الاستحقاق. يتلقّى العميل التنبيه عبر واتساب (أو بالبريد الإلكتروني إن تعذّر ذلك) قبل عدد الأيام الذي يحدّده النشاط.
• حسابات قديمة لن تُحصَّل أبدًا. تُعتبر مغلقة مع ذكر السبب، من دون تسجيل تحصيل وهمي: صندوق اليوم لا يتحرك، وتبقى البيعة محتسبة في سنتها.
• مسارات التحصيل (إضافة). لكل محصّل مساراته حسب المنطقة ومحفظة كلٍّ منها؛ وفي كل زيارة يسجّل الدفعة —وهي نفسها دفعة الصندوق— أو «لم يدفع» مع السبب والتاريخ الذي يعد العميل بالدفع فيه.
• SINPE Móvil. يقرأ النظام تنبيهات البنك عبر البريد الإلكتروني، وكذلك الرسائل القصيرة التي يعيد هاتف النشاط توجيهها. تبقى كل دفعة في قائمة وتُربط عند التحصيل، في بيعة أو في دفعة.

التفاصيل التي تصنع الفرق

• الرصيد الذي قاله المحصّل للعميل. في التقرير، يُظهر كل سطر الرصيد الذي بقي مباشرة بعد تلك الدفعة، لا رصيد اليوم: وهذا ما يجب أن تتمكن من الدفاع عنه عندما يعترض العميل.
• أولًا من لم يدفعوا. تأتي القوائم بالترتيب الذي يجب الخروج به للتحصيل، والمتأخرون مرتّبون حسب الأطول مدةً من دون دفع، لا حسب الأكبر دَينًا.
• دفع، لكنه ما زال متأخرًا. حالة الفترة والتأخير في عمودين منفصلين: من دفع في نصف الشهر هذا ويدين بقسطين سابقين يظهر بالأمرين معًا.
• أيام السماح. يقرّر النشاط بعد كم يومًا من الاستحقاق يبدأ احتساب التأخير.
• كل محصّل يرى ما يخصّه. افتراضيًا، لا يرى كلٌّ منهم إلا ما حصّله هو؛ ويرى صاحب النشاط كل شيء، وملخص المحفظة ليس لبائع الكاونتر. ويمكن اشتراط ألّا تُسجَّل أي دفعة من دون معرفة من حصّلها.
• القسط حسب المبلغ. إذا اتُّفق على قسط ثابت، يتكيّف عدد الأقساط تلقائيًا ويستوعب القسط الأخير الفرق: قد يكون أقل، ولا يكون أعلى أبدًا.
• ما دُفع لا يُمحى. الخطة التي طُبِّقت عليها دفعات لا يُعاد إعدادها، ولا يصحّح الخطة التي بلا دفعات إلا من يملك صلاحية الإدارة.
• تصحيح دفعة أُدخلت خطأً. يغيّر مدير المبلغ أو الطريقة أو يحذفها، فيعيد النظام حساب الحساب ورصيد العميل والأقساط ومطابقة الصندوق؛ ويبقى ذلك في سجل التدقيق. أما الفاتورة الإلكترونية المسدَّدة فلا تُمَسّ: لذلك يوجد الإشعار الدائن.
• أزرار سريعة للدفع. نسب مئوية أو مبالغ ثابتة يحدّدها النشاط، حتى ثمانية؛ ولا يُعرض مبلغ أكبر من الرصيد.
• إيصال الدفعة عبر واتساب. مع التاريخ والمبلغ والفاتورة والرصيد المتبقي، فقط إذا فعّله النشاط.
• سجلّ الأقساط في بطاقة العميل. مدفوع، أو جزئي، أو متأخر، أو معلّق، لمناقشة اعتراض أو تقرير منحه مزيدًا من الائتمان.
• مبالغ مخفية في الصندوق. من لا يملك الصلاحية يرى الأرصدة مخفية، ويكشفها عند الحاجة بكلمة مرور مدير.
• أرصدة افتتاحية عند الانتقال. الدَّين القادم من نظام آخر يُحمَّل، ويُحصَّل من الصندوق، ولا يُحتسب مبيعًا في التقارير.
• وعود الدفع. قائمة المعلّقة والمتأخرة والمُنفَّذة، على ورق Letter؛ ويُعتبر الوعد منفَّذًا حتى لو دفع العميل في الصندوق لا للمحصّل.
• المحصّل، في محفظته فقط. لا يسجّل زيارات لعملاء ليسوا له ولا يقبض أبدًا أكثر ممّا يدين به العميل؛ وإذا كان للعميل عدة حسابات، يُسدَّد الأقدم أولًا.
• SINPE: الدفعة نفسها مرة واحدة فقط. إذا وصلت الرسالة القصيرة وبريد البنك، أو تنبيه SINPE وتنبيه حركة الحساب، يجمعها النظام في واحدة. وإذا أضافها أحدهم يدويًا ووصل البريد لاحقًا، يُكمل الموجودة.
• دفعة SINPE لا تُحصَّل مرتين. ما استُخدم يتوقف عرضه، ولا يمكن التحصيل عبر SINPE بأكثر ممّا استُلم. وتبيّن القائمة في أي بيعة استُخدمت، ومن حصّلها، وعلى أي رقم للنشاط دخلت.
• ما ليس دفعة لا يدخل. الأموال الخارجة، والمبالغ بالدولار، وإعلانات البنك، والرسائل التي يعيد توجيهها أشخاص، تُستبعد تلقائيًا.
• SINPE يدويًا فقط بصلاحية. يرى أمين الصندوق المعلّقة، لكن إدخال دفعة SINPE يدويًا يتطلب إذن مدير.
• معرفة ما إذا كان البنك يُقرأ. يُظهر كل حساب آخر قراءة له بالأخضر أو الأصفر أو الأحمر، مع السبب عند الفشل.

لعميلك

• إيصال كل دفعة عبر واتساب، مع ما تبقّى عليه للدفع.
• تنبيه قبل الاستحقاق، كي لا يتأخر من دون أن ينتبه.
• تعهّده بالدفع مكتوبًا، مع كل قسط وتاريخه.

عندما يطلب عميل شيئًا ليوم آخر، يبقى الطلب عادةً على ورقة، أو في محادثة، أو في ذاكرة البائع: ولاحقًا لا يعرف أحد بأي سعر اتُّفق، ولا متى كان الموعد، ولا هل سُلِّم أم لا. تُثبت طلبات البيع الطلبيةَ كتابةً برقمها وتاريخ تسليمها وسعرها، من دون المساس بالمخزون ولا بالصندوق. وفي يوم التسليم، تصدر الفاتورة من الطلب نفسه، من دون إعادة إدخال أي شيء.

أبرز المزايا

• الطلب ليس بيعة. لا يخصم من المخزون، ولا يدخل الصندوق، ولا يذهب إلى وزارة المالية في كوستاريكا، ولا يظهر في مبيعات اليوم: إنه التزام تجاه العميل.
• أخذ الطلب. العميل (أو عميل جديد يُنشأ في المكان نفسه)، وعنوان التسليم وهاتفه إن كانا مختلفين، والفرع الذي يُحضّره، والأصناف مع الكمية والسعر، وتاريخ التسليم والملاحظات. وعند الحفظ يحصل على رقمه التسلسلي.
• ومن الصندوق أيضًا. إذا فعّل النشاط ذلك، يُعِدّ البائع السلة كالمعتاد ويحفظها كطلب بيع، من دون تحصيل ولا إخراج بضاعة.
• السعر المتفق عليه. ما يُكتب في الطلب هو ما يُحصَّل يوم التسليم، حتى لو ارتفع السعر حتى ذلك الحين.
• حالات واضحة. معلّق، أو مؤكَّد، أو قيد التحضير، أو سُلِّم، أو ملغى. وما دام مفتوحًا يمكن تغيير كل شيء: العميل والأصناف والكميات والتاريخ.
• التسليم والفوترة بخطوة واحدة. نقدًا أو بالأجل: يخصم من المخزون، ويسجّل التحصيل أو الحساب مستحق القبض، ويُصدر المستند، ويجعل الطلب مسلَّمًا.
• ما تبقّى للتسليم، أمام عينيك. تبويبات: للتسليم، وتسليم اليوم، ومتأخرة (بالأحمر)، والمسلّمة، مع البحث بالرقم أو العميل أو رقم الهوية، وتبيّن القائمة كم تبقّى.
• خط سير اليوم. على هاتف الموزّع، بطاقة لكل تسليم فيها العميل، وهاتفه للاتصال به بلمسة، وما سيأخذه، وكم المبلغ، وزرّ لفتح الخريطة حتى منزله. ومن هناك يُعلَّم الطلب قيد التحضير أو مسلَّمًا.
• الطلب بصيغة PDF للعميل. المستند الرسمي للنشاط، بعنوان «طلب بيع»، مع تاريخ التسليم وحالته، عبر واتساب أو البريد الإلكتروني أو التنزيل.
• دفعة مقدّمة، إن طلبها النشاط. تُسجَّل مع طريقة الدفع ويظهر دائمًا المبلغ المتبقي للتحصيل؛ وعند الفوترة تُخصم.

التفاصيل التي تصنع الفرق

• المسلَّم أو الملغى لا يُمَسّ بعد ذلك. هكذا يبقى ما وُعد به العميل كما هو، والطلب الملغى لا يُعاد إحياؤه ولا يُفوتَر.
• لا يُحذف شيء. الطلب الملغى يبقى مع أثر من ألغاه.
• الحجز عند التأكيد، إن رُغب في ذلك. عند تفعيله، يخرج المطلوب من المتاح فور تأكيد العميل ويعود إذا أُلغي؛ والتأكيد مرتين لا يحجز مرتين، والفوترة لا تخصم مجددًا ما كان محجوزًا.
• للدفعة المقدّمة حدودها. لا يمكن أن تتجاوز الإجمالي ولا أن تُسجَّل في طلب مغلق.
• طلب ما ليس متوفرًا بعد. هذا هو جوهر الطلبية: يقبل الطلب أصنافًا بلا كمية متوفرة.
• كلٌّ بصلاحيته. البائع يأخذ الطلب؛ أما تأكيده وتسليمه وإلغاؤه فصلاحيات منفصلة، كي يسلّمه المسؤول.
• ترقيم خاص. يختار النشاط بادئة طلباته وعدد أيام التسليم المقترحة؛ ومن دون أيام، يبقى الطلب بلا تاريخ.
• تنبيهات عبر واتساب. عند التفعيل، يتلقّى العميل رسالة عند تأكيد طلبه وعند تسليمه.
• شروط مطبوعة. يحمل أسفل ملف PDF النص الذي يريده النشاط.
• مباشرة إلى منزل العميل. إذا كان موقعه محفوظًا في بطاقته، يأتي الطلب بأزرار لفتح الملاحة.
• ما هو لليوم والمتأخر فقط. لا يمتلئ خط السير بتسليمات قديمة: المسلَّم يخرج من القائمة.

لعميلك

• طلبيته مكتوبة، مع ما طلبه والسعر المتفق عليه وتاريخ التسليم.
• تنبيه عبر واتساب عند تأكيد طلبه وعند تسليمه.

صاحب النشاط الذي لا ينظر إلا إلى حجم مبيعاته لا يرى هل يربح، ولا أي منتج توقّف عن الدوران، ولا أي فرع يحقّق أقل. تجيب التقارير عن هذه الأسئلة بالبيانات الموجودة أصلًا في النظام، من دون إعداد جداول بيانات يدويًا. وهي مرتّبة حسب الموضوع، وتُفلتَر حسب الفترة والفرع، وتُرسَل إلى المحاسب أو الشريك بنقرة واحدة. وجميعها تحتسب بالطريقة نفسها، كي تتطابق الأرقام مع الصندوق.

أبرز المزايا

• مركز التقارير. أكثر من ثلاثين تقريرًا مرتّبة حسب الموضوع —المبيعات، والعملاء والتحصيلات، والصندوق والمال، والمخزون، والمشتريات والموردون، والاستيراد، ووزارة المالية في كوستاريكا— مع أداة بحث للعثور على التقرير المناسب.
• الفترة والفرع. اليوم، أمس، هذا الأسبوع، هذا الشهر، الشهر الماضي، هذه السنة، أو التواريخ المطلوبة، لفرع واحد أو لجميع الفروع. أما التقارير التي تعرض الوضع الحالي فلا تطلب تواريخ.
• Excel أو PDF أو الإرسال. كل تقرير يُنزَّل بصيغة Excel (ورقة لكل جدول، مع المبالغ كأرقام) أو PDF، أو يُرسَل بالبريد الإلكتروني، أو عبر واتساب من خط النشاط، أو من واتساب الشخصي برابط تنزيل.
• تقارير المبيعات. الإجماليات مقارنةً بالفترة السابقة، والمبيعات والأرباح حسب الفئة، وأفضل العملاء، ومقارنة الفروع مع متوسط الفاتورة، والمصروفات حسب الفئة، والمرتجعات، والمبيعات حسب الساعة.
• المبيعات من كل الزوايا. حسب اليوم، والمنتج، والعلامة التجارية، والفئة، والبائع، والعميل، والفرع؛ والخصومات الممنوحة؛ والإلغاءات والمرتجعات؛ وعروض الأسعار والحجوزات المعلّقة.
• الصندوق والمال. المال المستلم حسب طريقة الدفع، ومدفوعات SINPE المستلمة (نظام الدفع الفوري الكوستاريكي)، والمصروفات المفصّلة، وإغلاقات الصندوق، إضافة إلى التحكم بصناديق النقد لليوم حسب الفرع وأمين الصندوق.
• تقرير الصندوق. من نقطة البيع: المبيعات، ومتوسط الفاتورة، والتكلفة، والربح الإجمالي والصافي، والتحصيلات حسب الطريقة، والأكثر مبيعًا، وكم باع كل أمين صندوق، لصندوق واحد أو لجميعها.
• العملاء. الأرصدة حسب الأقدمية، والعملاء الجدد، والعملاء الذين توقفوا عن الشراء.
• العمولات والأهداف. ما باعه كل بائع خلال الشهر، مع عمولة متدرّجة حسب الشرائح، أو نسبة ثابتة كاستثناء، أو مبلغ ثابت لكل بيعة أو لكل وحدة، والهدف لقياس مدى الإنجاز.
• المخزون والمشتريات ووزارة المالية. الكميات حسب الفرع، والمنتجات دون الحد الأدنى، والتعديلات والتحويلات؛ والمشتريات حسب المورّد وحسب المنتج، والحسابات الدائنة والمدفوعات للموردين؛ والمستندات الصادرة والمبيعات حسب نسبة ضريبة القيمة المضافة، بحسب وحدات النشاط.
• صفحة رئيسية تنبّهك. تعرض لوحة المؤشرات مبيعات اليوم والشهر، ورسومًا بيانية حسب الفرع والسنة، وتنبيهات بما يحتاج إلى متابعة: المستندات المرفوضة، وفواتير الموردين غير المسجّلة، والتحصيلات المتأخرة، والصناديق المفتوحة منذ الأمس، والحجوزات التي تنتهي هذا الأسبوع.

التفاصيل التي تصنع الفرق

• ما يُحتسب بيعًا، دائمًا بالطريقة نفسها. المبيعات المدفوعة، بمستند إلكتروني أو بتذكرة؛ ولا تُحتسب أبدًا الأرصدة الافتتاحية للعملاء ولا المبيعات الملغاة. هكذا يتطابق التقرير مع ما حُصِّل في الصندوق.
• المبيعات الداخلية على حدة. تُحتسب، لكن منفصلة عن الإلكترونية، ولا تذهب إلى المحاسب.
• الربح الحقيقي. يُحسب بالتكلفة التي كانت للمنتج عند بيعه، لا بتكلفة اليوم.
• السحب ليس مصروفًا. ما يُسحب من الدُّرج عند إغلاق الصندوق يُعرض على حدة: هذا المال لم يُصرف.
• الدولارات بسعر صرف لحظتها. تُحوَّل المبالغ بالعملة الأخرى بسعر الصرف المحفوظ في كل حركة.
• بالاسم الكامل. يحمل كل ملف اسم النشاط، والاسم التجاري الرسمي، والرقم الضريبي للشركة، والفترة، والفرع، ووقت إنشائه.
• يشرح كيف حُسب. في نهاية كل تقرير، ملاحظة تبيّن مصدر الأرقام.
• فقط ما يخصّ كل شخص. تظهر تقارير الوحدات التي يملكها النشاط والتي يسمح دور المستخدم برؤيتها، ولا يرى كلٌّ منهم إلا الفروع المسندة إليه.
• الربح محميّ. لا يرى أمين الصندوق ربح اليوم إلا إذا كانت لديه الصلاحية أو فتحه مدير بكلمة مروره؛ وعند إغلاق التقرير يُقفَل من جديد.
• رابط واتساب ينتهي. رابط التنزيل المرسَل من واتساب الشخصي يتوقف عن العمل بعد سبعة أيام.
• المبيعات حسب الساعة. لتقرير عدد الموظفين في الصندوق وفي أي ساعة.
• المال الراكد أمام عينيك. إلى جانب تقارير المخزون، قائمة بما هو متوفر ولا يُباع منذ أشهر.
• للمحاسب، الشهر كاملًا. المدفوعات للموردين مع مراجعها، وحالة المشتريات حسب المورّد، والحسابات الدائنة، وضريبة القيمة المضافة للفترة، جاهزة للإرسال.
• كل شركة لا ترى إلا ما يخصّها. لا تخلط التقارير أبدًا بيانات نشاط آخر.

امتلاك متجر على الإنترنت يعني عادةً إدخال المنتجات مرتين، وأسعارًا لا تتطابق مع أسعار الصندوق، وطلبات تصل من جهة بينما يُدار المخزون من جهة أخرى. مع هذه الوحدة، ما هو موجود في مخزون النظام هو ما يظهر في المتجر: السعر نفسه، وضريبة القيمة المضافة نفسها، والتوفّر في كل فرع. يُعِدّ العميل طلبه أو يستفسر عبر واتساب، وتتولّاه أنت من اللوحة نفسها التي تُصدر منها الفواتير.

أبرز المزايا

• كتالوج واحد. تُنشر المنتجات النشطة في المخزون تلقائيًا، بصورها وأنواعها وأسعارها. لا شيء يُدخَل مرتين.
• علامتك التجارية، عنوانك. اسم المتجر، ونطاق خاص، والشعار، ولون العلامة، والعبارة التسويقية، ورسالة الترحيب، وصفحة «من نحن». وفي أعلى اللوحة أزرار لنسخ الرابط أو إرساله عبر واتساب.
• لافتات في الواجهة. شريط صور متحرّك بعنوان وعنوان فرعي وزرّ ورابط، بالارتفاع والسرعة والأسهم التي تختارها.
• كتالوج على مقاسك. يمكنك إظهار الأسعار أو إخفاؤها (لاستخدامه كتالوج عرض)، والتوفّر، وفلتر الفئات المصوّر، والأوصاف، وعدد الأعمدة، وترتيب المنتجات.
• طلبات عبر الإنترنت. سلة مع الاستلام من المتجر أو التوصيل إلى المنزل، وطريقة الدفع التي يفضّلها العميل. ويصل كل طلب إلى طلبات الويب مع حالة الدفع والشحن.
• من الطلب إلى الفاتورة. يُؤكَّد الدفع بالطريقة والمبلغ المستلم، وتُصدر الفاتورة بنقرة واحدة (وعندها يُخصم من المخزون)، ويُتابَع الشحن: قيد التجهيز، مُرسَل، تم التسليم.
• سعر الصندوق، شامل الضريبة. يعرض المتجر دائمًا السعر النهائي، وتفصّل السلة المجموع الفرعي والضريبة والإجمالي، بالمبالغ نفسها التي سيحصّلها الصندوق.
• عروض بتاريخ محدّد. اختر المنتجات والنسبة ومن متى وحتى متى. يعرض المتجر السعر السابق مشطوبًا، ويُنشئ صفحة للعروض، وعند انتهائها يعود كل شيء تلقائيًا إلى السعر المعتاد.
• قسائم لحملاتك. رمز بنسبة خصم، وحد أدنى للشراء، وحدّ لعدد مرات الاستخدام، وتواريخ صلاحية، للإعلان عنه عبر واتساب أو وسائل التواصل الاجتماعي.
• آراء بالنجوم. يقيّم العملاء كل منتج؛ وأنت تقرّر ما يُنشر وما يُخفى، وتردّ من اللوحة.
• حجز موعد التركيب عند الطلب. إذا كان نشاطك يركّب ما يبيعه، يختار العميل الذي يستلم من المتجر الفرعَ واليومَ والساعة، وفق دوام كل فرع وعدد المواعيد التي يخدمها في الوقت نفسه.
• جاهز لـ Google. لكل منتج وفئة وفرع صفحته الخاصة بعنوان ووصف، وعناوين URL مقروءة، وخريطة للموقع، وصور خفيفة تُحمَّل بسرعة على الهاتف.
• واتساب في كل صفحة. زرّ عائم لواتساب وللاتصال، واستفسار من بطاقة المنتج، وأداة لعروض الأسعار؛ وإذا كان لديك خط متصل بالنظام، تخرج الرسالة من رقم النشاط.
• قياس الزيارات. اربط Google Analytics وMeta Pixel لتعرف كم شخصًا يدخل، وماذا يبحث، وماذا يشتري، مع تنبيه ملفات تعريف الارتباط للزائر.

التفاصيل التي تصنع الفرق

• لا يذكر أبدًا كم بقي. يُعرض التوفّر على أنه «متوفر» أو «حسب الطلب»، ولا يُعرض عدد الوحدات أبدًا.
• «أعلمني عند وصوله». في المنتج النافد، يترك العميل رقم واتساب، وعندما يتوفر من جديد يراسله النظام تلقائيًا بالرابط. وتبيّن لك قائمة التنبيهات أي المنتجات يطلبها عملاؤك أكثر.
• السعر يحدّده الكتالوج، لا السلة. يُحسب الطلب دائمًا بأسعار النظام: لا يستطيع أحد تغيير سعر من المتصفح.
• قسيمة واحدة، استخدام واحد. إذا حاول عميلان استخدام آخر قسيمة متاحة في الوقت نفسه، ينالها واحد فقط ويُنبَّه الآخر قبل الحفظ. ولا تُقبل القسيمة المنتهية، أو التي لا تبلغ الحد الأدنى، أو التابعة لمتجر آخر.
• القسيمة فوق العرض. إذا كان المنتج في عرض أصلًا، تُطبَّق القسيمة على سعر العرض، ويذكر الطلب ورسالة واتساب أي قسيمة استُخدمت.
• شراء موثَّق. إذا كان هاتف صاحب الرأي قد اشترى ذلك المنتج، يظهر الرأي موسومًا بأنه شراء موثَّق. ولا يُنشر أي رأي تلقائيًا.
• الموعد الممتلئ لا يُعرض. إذا أخذ عميل آخر آخر مكان في ذلك الوقت، يُطلب اختيار غيره؛ والفرع الذي لم يُدخَل دوامه لا يعرض مواعيد.
• لا تُصدَر الفاتورة مرتين. الطلب المفوتَر لا يمكن فوترته من جديد، وتظهر طلبات الويب في تبويبها الخاص، منفصلة عن المبيعات.
• مقارنة المنتجات. يختار العميل حتى ثلاثة منتجات ويرى السعر والتوفّر والمواصفات جنبًا إلى جنب.
• تطبيق على الهاتف. يمكن تثبيت المتجر على الشاشة الرئيسية للهاتف، باسمه وشعاره ولونه.
• أدلة تجذب العملاء. اكتب مقالات قصيرة تجيب عمّا يبحث عنه الناس قبل الشراء؛ لكلٍّ منها صفحته ويمكن أن ينتهي بزرّ نحو فئة.
• أوصاف بالذكاء الاصطناعي. يمكن للمتجر أن يصوغ وصف المنتجات بالأسلوب الذي تختاره، كي لا يبقى أي منها بلا نص. وأنت تراجعه قبل نشره.
• جودة الكتالوج. يعرض تقرير العلامات التجارية المكرّرة أو المكتوبة خطأً، والمنتجات بلا صورة أو بلا سعر، والصور المكرّرة، والفئات غير المرتّبة، ويقترح كيفية ترتيبها. ولا يغيّر شيئًا من دون موافقتك.
• التواصل والتوظيف وصفحات خاصة. نموذج تواصل مع خريطة، و«اعمل معنا» مع حفظ السير الذاتية بشكل خاص، وصفحات خاصة (الشحن، الاستبدال، الأسئلة الشائعة). وتأتي مسودات سياسة الخصوصية والشروط جاهزة لمراجعتها مع محاميك.
• محميّ من الروبوتات. يتضمّن نموذج التواصل والآراء والتوظيف فخًّا غير مرئي للبرامج الآلية وحدًّا لعدد الإرسالات في الساعة.
• كل فرع على Google. مع دوام كل فرع وموقعه، يمكن لـ Google أن يعرضه كنشاط محلي، بالعنوان والهاتف والخريطة والدوام.
• المنتجات على Google Shopping (إضافة Google Merchant Center). تظهر منتجاتك مجانًا في Shopping والصور وMaps بسعر النظام وتوفّره، محدّثة يوميًا وفرعًا فرعًا. وتستخدم صورة نظيفة منفصلة، مخصّصة لـ Google فقط، من دون المساس بصورة الكتالوج، ولا تُرسَل الكمية إلى Google أبدًا: فقط «متوفر» أو «بقي القليل» أو «نفد».
• باحث الصور (إضافة). يبحث على الإنترنت عن صورة للمنتجات التي بلا صورة حسب الطراز، ويضع الأكثر شبهًا أولًا، وبنقرة واحدة أو تلقائيًا يضعها أيضًا على بقية مقاسات الطراز نفسه. ولا يقبل إلا الصور التي تذكر العلامة التجارية والطراز، وكل ما يضعه يمكن مراجعته وإزالته دفعة واحدة.
• التحصيل عبر Whish (لبنان). للأنشطة في لبنان، يدفع العميل طلبه من هاتفه عبر Whish، بالدولار أو بالليرة. ويؤكّد النظام كل دفعة بالاستعلام من Whish، وليس أبدًا لمجرد أن العميل عاد من شاشة الدفع.

لعميلك

• يشتري في أي وقت. يبحث بالاسم أو بالفئة، ويفلتر، ويرتّب حسب السعر، ويُعِدّ طلبه من الهاتف.
• يتابع طلبه. برقم الطلب وهاتفه يستعلم عن مرحلته، من دون أن يتمكن من رؤية طلب شخص آخر.
• يراسل عبر واتساب من أي صفحة. الزرّ العائم واستفسار المنتج يأخذانه مباشرة إلى المحادثة مع النشاط.
• يرى كل فرع. العنوان والدوام والهاتف والخريطة لكل محل، وما هو متوفر فيه.
• يختار موعد التركيب عند تقديم الطلب، إن كان النشاط يتيح ذلك.
• يتلقّى التنبيه عند وصول المنتج الذي كان نافدًا.
• يقرّر بشأن بياناته. يتيح له تنبيه ملفات تعريف الارتباط قبول القياس أو الاكتفاء بما هو ضروري، وتغيير رأيه متى شاء.

في كثير من الأنشطة يعيش واتساب على هاتف واحد: يردّ عليه من يحمله في يده، وتبقى رسائل الليل بلا ردّ، ولا يعرف أحد هل أُعطي العميل السعر أم لا. تضع هذه الوحدة واتساب النشاط داخل النظام، كي يخدم عدة أشخاص الرقم نفسه من الكمبيوتر، مع قوائم انتظار ووسوم وردود سريعة. وإن رغبت، تردّ خدمة تلقائية في أي وقت بالمنتجات والأسعار والفروع الموجودة فعلًا في النظام.

أبرز المزايا

• رقم واحد، لفريق العمل بأكمله. يُربط واتساب النشاط بمسح رمز، تمامًا مثل WhatsApp Web، ويخدم الجميع من صندوق الوارد من دون تبادل الهاتف.
• عدة خطوط وفروع. كل اتصال يحدّد الفروع التي يخدمها، ويمكن امتلاك أكثر من خط.
• قوائم انتظار حسب القسم. المبيعات، أو الدعم، أو التحصيل: تصل كل رسالة إلى المعنيّ بها ولا تضيع في صندوق مشترك.
• وسوم وحالات. علّم كل محادثة (معلّقة، أُرسل عرض السعر، مغلقة)، وأغلقها أو أعد فتحها.
• الردود السريعة. الدوام أو الموقع أو طرق الدفع تبقى مكتوبة وتُدرج بنقرة واحدة أو بكتابة / في الدردشة.
• نصوص وصور وملفات. تُرسَل من صندوق الوارد تمامًا كما من الهاتف، مع علامتَي التسليم والقراءة.
• عرض السعر من دون مغادرة الدردشة. يُعِدّ الفاتورة المبدئية في المحادثة نفسها ويرسلها عبرها بصيغة PDF، مع التعرّف على العميل من هاتفه.
• ما يخرج من نقطة البيع يبقى في الدردشة. الفاتورة المبدئية أو المستند المرسَل عبر واتساب من الصندوق يظهر في محادثة العميل.
• خدمة تلقائية تردّ كما يردّ النشاط. تجيب في أي وقت عمّا يسأل عنه العميل، بالبحث في المخزون الحقيقي: المنتجات، والأسعار، وفي أي فرع تتوفر، وكيفية الوصول.
• حالات واتساب. انشر حالات بنص أو صور أو فيديو من رقم النشاط، الآن أو مجدولة لاحقًا، وشاهد أيضًا ما نشرته من الهاتف.
• الحالات التلقائية. إعلانات تُنشر تلقائيًا كل يوم، أو في يوم من الأسبوع، أو في تاريخ معيّن، مع معاينة لشكلها.
• حملات تسويقية. عرضٌ لقائمة عملائك عبر البريد الإلكتروني أو واتساب، يُرسَل على دفعات مع فواصل، مع تجربة مسبقة وإلغاء اشتراك بنقرة واحدة.
• وسائل التواصل الاجتماعي. يردّ على تعليقات صفحاتك على Facebook، وينشر تلقائيًا على Facebook وInstagram وملفك التجاري على Google.
• بطاقة جهة الاتصال. يحفظ العميل هواتف النشاط وبريده وحساباته وشعاره بلمسة واحدة، مع رمز QR للطباعة على الكاونتر.
• البريد الإلكتروني في صندوق الوارد نفسه. تُعالَج الرسائل الواردة كمحادثات، بقوائم الانتظار والوسوم نفسها.

التفاصيل التي تصنع الفرق

• لا تكشف أبدًا أنها تلقائية. لا تقول الخدمة التلقائية إنها برنامج، ولا ذكاء اصطناعي، ولا مساعد افتراضي: بالنسبة إلى العميل هي الخدمة نفسها من البداية إلى النهاية.
• لا تعرض أبدًا ما ليس موجودًا. المنتج والسعر والتوفّر تأتي دائمًا من النظام. وإذا تضمّن ردٌّ سعرًا لم يعطه النظام، أو أكّد توفّر شيء من دون البحث عنه، فلا يُرسَل: يتلقّى العميل «سأتحقق وأؤكد لك» وتنتقل المحادثة إلى شخص.
• لا تذكر أبدًا كم بقي. فقط «متوفر» أو «بقي القليل».
• تبحث في جميع الفروع. إذا لم يذكر العميل الفرع، تخبره أين يتوفر؛ وإذا لم يكن في فرعه لكنه في فرع آخر، تخبره أين هو وتعرض عليه التحويل بتكلفته، بدلًا من «غير متوفر» جافّة.
• طلبات بعدة وحدات. إذا طلب العميل عدة وحدات، تجمع ما هو في فرعه وما يُجلب من فروع أخرى، كما يفعل البائع.
• علّمها ما يخصّك. في إعدادات الخدمة التلقائية يكتب صاحب النشاط ردود نشاطه (الضمانات، والخدمات، وما لا يتعامل به) ومرادفات للأسماء التي يستخدمها العملاء بشكل مختلف؛ وكل قاعدة تبيّن كم مرة استُخدمت.
• تقرأ الصور وتسمع الرسائل الصوتية. عند تفعيل ذلك، تفهم الصورة التي يرسلها العميل (وتخبره بما قرأته قبل إعطاء الأسعار) والرسائل الصوتية، كمحادثة عادية.
• تحوّل المحادثة في الوقت المناسب. إذا طلب العميل التحدث مع شخص، أو قيل له مرتين متتاليتين إن شيئًا غير متوفر، أو كان هناك شك، تبقى المحادثة في المعلّقة ويتلقّى الفريق تنبيهًا، ولا يتلقّاه إلا موظفو فرع العميل.
• تصمت عندما تردّ أنت. إذا ردّ بائع من صندوق الوارد أو من الهاتف، تتوقف الخدمة التلقائية عن الكلام في تلك الدردشة لعدد الساعات الذي تحدّده.
• دوام مع تنبيه. خارج الدوام تواصل الردّ، لكنها تنبّه إلى موعد إعادة الفتح. ويمكن أن يكون لكل فرع دوامه الخاص، حتى أيام لا يفتح فيها إلا في أشهر معيّنة.
• وضع التجربة. ما دامت هناك أرقام تجربة مُدخلة، لا تردّ إلا عليها، ويدخل بقية العملاء إلى صندوق الوارد كالمعتاد.
• سقف لإنفاق الذكاء الاصطناعي. القوائم وعمليات البحث والمواقع لا تستهلك استعلامات؛ وإذا بُلغ سقف اليوم، تنتقل المحادثة إلى شخص. وإذا تعطّلت خدمة الذكاء الاصطناعي، يتلقّى العميل ردًّا رغم ذلك ويصلك تنبيه.
• الفواتير لصاحبها فقط. إذا طلب عميل إعادة إرسال فاتورة، تُرسَل عبر واتساب فقط إذا تطابق الهاتف مع هاتف بطاقته؛ وإلا تذهب إلى البريد المسجّل في البطاقة ويظهر في الدردشة مُقنَّعًا.
• معاينة من دون تعليم المحادثة كمقروءة. عند تمرير الفأرة فوق محادثة تظهر آخر الرسائل من دون إشعار العميل بأنها قُرئت.
• الدردشة من أي شاشة. لوحة دردشة في الشريط العلوي، حتى داخل نقطة البيع، كي يردّ أمين الصندوق من دون مغادرة البيعة.
• حملات لا تتسبب في حظرك. تُرسَل على دفعات مع فواصل، ويمكن إيقافها مؤقتًا واستئنافها من دون تكرار الإرسال لأحد، وعبر واتساب تتناوب صيغ الرسالة وتحيّي كل عميل باسمه.
• إلغاء الاشتراك نهائي. من يُلغي اشتراكه يُعلَّم في بطاقته ويخرج من الإرسالات المعلّقة في جميع الحملات.
• وسائل تواصل بحكمة. في تعليقات Facebook تردّ علنًا وعلى الخاص مع رقم واتساب، وتنتظر بضع دقائق كي لا تبدو آلية، ولا تردّ على الشكاوى، وتلتزم بسقف في الساعة كي لا تُعامَل كرسائل مزعجة.
• منشورات تُعَدّ من المخزون. يُحضّر النظام الأسبوع بمنتجات نشطة، بصورة وسعر وكمية متوفرة، من دون تكرار الحديثة منها. ولا يُنشر أيٌّ منها من دون تأكيدك.
• كل شركة ترى ما يخصّها. المحادثات، والردود السريعة، والقواعد، وجهات الاتصال تخصّ شركتك وحدها.

لعميلك

• ردّ في أي وقت، مع السعر والفرع الذي يتوفر فيه ما يبحث عنه.
• يكتب كما يحلو له. يُتعرَّف على المقاس أو المنتج حتى لو كتبه بأشكال مختلفة، أو أرسله في صورة أو رسالة صوتية.
• يعرف كيف يصل. عند اختيار منتج يتلقّى عنوان الفرع وخريطته.
• يحفظ جهة اتصال النشاط بلمسة واحدة، مع جميع هواتفه وحساباته.
• يُلغي اشتراكه بنقرة واحدة من الحملات متى شاء.

في المطعم، الفوضى تكلّف مالًا: طلبات ورقية تضيع، وأطباق تخرج متأخرة، وحسابات يجب تقسيمها يدويًا بين ستة أشخاص، وبقشيش لا يعرف أحد في نهاية نصف الشهر كيف يوزّعه. تدير هذه الوحدة تشغيل الصالة من أولها إلى آخرها: يفتح النادل الطاولة، ويصل الطلب إلى المحطة المعنيّة، ويراه المطبخ على شاشته، ويُحصَّل الحساب كما يريد العميل، مع المستند الإلكتروني المناسب.

أبرز المزايا

• الصالة كخريطة. لكل طاولة لونها: شاغرة، أو مشغولة، أو طلبت الحساب، أو محجوزة، بترتيب الصالة الحقيقي.
• طلبات المطبخ إلى كل محطة. المشاوي، والبار، والمقهى: كل منتج يعرف وجهته، وعند الإرسال إلى المطبخ يخرج الطلب إلى تلك المحطة فقط، مطبوعًا أو على الشاشة.
• المُعدِّلات. «درجة الاستواء»، «بلا بصل»، «جبنة إضافية»: تُسأل عند إضافة الطبق وتصل إلى المطبخ مع الطلب.
• المراحل. نظّم الطلب إلى مقبّلات وأطباق رئيسية وحلويات.
• شاشة المطبخ. يرى المطبخ كل طلب وينقله من مُستلَم إلى قيد التحضير إلى مُسلَّم، مع تنبيهات بالتأخير بعد عدد الدقائق الذي تحدّده.
• الحساب المبدئي والتحصيل. يُطبع الحساب المبدئي مع عبارته (ليس فاتورة)؛ وعند التحصيل يصدر المستند: تذكرة، أو فاتورة ببيانات العميل، أو بيع داخلي.
• حسابات مقسّمة. حسب الضيف، أو بالتساوي، أو على أجزاء، مع عدة وسائل دفع في الحساب نفسه. وتُحرَّر الطاولة تلقائيًا عندما يدفع آخر ضيف.
• رسم الخدمة القانوني. تُحسب النسبة تلقائيًا، بطريقة العرض والأساس اللذين تضبطهما.
• سفري وتوصيل إلى المنزل. تبويب منفصل لما لا يشغل طاولة؛ وفي التوصيل يُسنَد عامل التوصيل ويُضاف رسم التوصيل إلى الحساب.
• تطبيقات التوصيل. سجّل من أي تطبيق جاء كل طلب، فيعرض لك التقرير ما بِيع والعمولة وما يبقى لك فعلًا. ويمكن للتطبيقات إرسال طلباتها مباشرة إلى شاشة الصالة.
• قائمة طعام رقمية برمز QR. القائمة على هاتف العميل، دائمًا بمنتجات النظام وأسعاره: لا حاجة إلى إعادة طباعة القوائم.
• الحجوزات. جدول الطاولات المحجوزة، ظاهرًا على خريطة الصالة.
• كشف البقشيش. حسب النادل وحسب نصف الشهر، مع فصل البقشيش النقدي (الموجود أصلًا في الدُّرج) عن بقشيش البطاقة أو SINPE (نظام الدفع الفوري الكوستاريكي) الذي يدفعه النشاط، مع تنزيل بصيغة Excel للتوقيع.
• التقارير. المبيعات والبقشيش حسب النادل، والمبيعات حسب تطبيق التوصيل.

التفاصيل التي تصنع الفرق

• كل طبق باسم ضيفه. عند إضافته يُختار المقعد أو «للطاولة»؛ ويمكن تغييره بنقرة واحدة حتى لو كان في المطبخ، ويخرج مدوَّنًا في الطلب كي لا يسأل من يقدّم الطعام.
• تحصيل حساب ضيف واحد يُبقي حصص الآخرين. تبقى الطاولة مشغولة بما تبقّى، والمقعد لا يغيّر الإجماليات أبدًا.
• لا يُغلق حساب بأقل من قيمته. إذا لم تغطِّ الدفعات الإجمالي، لا يُغلق الحساب.
• نقل الطاولات ودمجها. انقل حسابًا إلى طاولة شاغرة أو اجمع طاولتين في واحدة؛ ولا يكون ذلك أبدًا إلى طاولة مشغولة.
• ما في المطبخ لا يُغيَّر خفية. لا يمكن تخفيض كمية طبق أُرسل من الحساب.
• العميل يطلب من الطاولة. بمسح رمز QR الخاص بطاولته، يرى العميل القائمة ويدخل طلبه إلى حساب تلك الطاولة.
• تنبيه عبر واتساب. يُبلَّغ عميل الطلب السفري أو التوصيل حين يجهز طلبه وفي كل مرحلة من التوصيل، مرة واحدة فقط.
• التحصيل بالدولار. يُستلم المبلغ بالدولار ويُحوَّل إلى العملة المحلية بسعر الصرف.
• SINPE Móvil موثَّق. يُربط التحصيل عبر SINPE بدفعة SINPE المستلمة، التي تُعلَّم كمستخدمة كي لا تُطبَّق مرتين.
• فاتورة في الحال. يبحث عن العميل أو يجلب بياناته من وزارة المالية في كوستاريكا برقم الهوية، ويحفظ نشاطه الاقتصادي ويرسل له المستند بالبريد الإلكتروني.
• خصومات بضريبة صحيحة. يخفض الخصم الأساس والضريبة بالتناسب، سواء مع أسعار شاملة الضريبة أو من دونها.
• طلبات التطبيقات من دون إدخال يدوي. الطلب نفسه لا يدخل مرتين أبدًا، والمنتج غير الموجود في القائمة لا يتسبب في رفضه، وتبقى العمولة ثابتة بالنسبة السارية يوم التحصيل.
• الحساب بلا مستند لا يضيع. إذا لم يصدر المستند عند التحصيل، يبقى الحساب مسجّلًا لإعادة المحاولة.
• سجلّ اليوم. مبيعات اليوم، لإعادة طباعة المستند أو إعادة إرساله.
• الكاونتر في الشاشة نفسها. يُباع أيضًا على الكاونتر من نقطة بيع المطعم.
• الملاعب والمسارات داخل نقطة البيع. إذا كان النشاط يؤجّر بالوقت، يُضاف الاستهلاك إلى حساب الملعب ويُحصَّل معه.

لعميلك

• القائمة على هاتفه، بأسعار محدّثة، بمسح رمز QR الخاص بالطاولة.
• يطلب من الطاولة ويدخل طلبه إلى الحساب.
• يدفع حصّته، حتى لو كانت الطاولة كبيرة.
• يتلقّى رسالة واتساب عندما يجهز طلبه أو يكون في الطريق.

في صالون التجميل أو محل الحلاقة أو السبا، يضيع المال فيما لا يُرى: العميلة التي نسيت موعدها وتركت الكرسي فارغًا، والهاتف الذي لا يردّ عليه أحد أثناء الخدمة، وتركيبة الصبغة التي لم يدوّنها أحد، والنقاش في كل نصف شهر حول العمولات. تنظّم هذه الوحدة اليوم بأكمله: جدول مواعيد كل مختصّ بدوامه الحقيقي، وصفحة خاصة تحجز فيها العميلات بأنفسهن في أي وقت، وتذكيرات تلقائية عبر واتساب، والتحصيل في نقطة البيع، مع عمولة كلٍّ منهم وبقشيشه محسوبين من دون آلة حاسبة.

أبرز المزايا

• جدول مواعيد الفريق بأكمله. عمود لكل مختصّ، حسب اليوم أو الأسبوع، مع لون لكل حالة: محجوز، أو مؤكَّد، أو على الكرسي، أو منتهٍ، أو لم يحضر.
• فقط الأوقات الموجودة فعلًا. تأتي الأوقات الشاغرة من دوام كل مختصّ وغياباته والمواعيد المحجوزة. إذا ظهر وقت، فهو متاح.
• عدة خدمات في موعد واحد. قصّ الشعر وتهذيب اللحية في الموعد نفسه، مع جمع المدة، ولكل مختصّ مدته وسعره الخاصان للخدمة نفسها.
• نقل موعد من دون فقدانه. يُغيَّر الوقت أو اليوم أو المختصّ؛ ويحتفظ الموعد برقمه وسجلّه، ويُبلَّغ العميل بالوقت الجديد عبر واتساب.
• صفحتك العامة الخاصة. الغلاف، والشعار، والنجوم، وهل المحل مفتوح الآن، والعروض، والخدمات بالصور والأسعار، والفريق، ومعرض الأعمال، والآراء، وخريطة كل فرع، مع أزرار للحجز والمراسلة عبر واتساب والاتصال والوصول.
• حجز عبر الإنترنت في أربع خطوات. ماذا ستفعل، ومع من، ومتى، ثم الاسم والهاتف. من دون إنشاء حسابات ولا كلمات مرور: تُسجَّل العميلة في قائمة عملائك.
• دفعة مقدّمة للخدمات الطويلة. الحجز عبر الإنترنت لخدمة تحدّدها يطلب دفعة مقدّمة عبر SINPE Móvil (نظام الدفع الفوري عبر الهاتف في كوستاريكا)؛ وإذا لم تُدفع في الوقت المحدد، يُحرَّر الموعد تلقائيًا.
• تذكيرات تلقائية. التأكيد عند الحجز والتذكيرات في الأوقات التي تختارها، عبر واتساب (أو البريد الإلكتروني)، بنصّ مكتوب بأسلوبك.
• تحصيل الموعد في نقطة البيع. يحمّل زرٌّ الخدمات والعميلة والمختصّ بصفته بائعًا؛ ويصبح الموعد منتهيًا ومرتبطًا ببيعته، مع مستند وزارة المالية في كوستاريكا.
• العمولات والبقشيش. تحسب التصفية النصف شهرية عمولة الخدمات وعمولة المنتجات كلًّا على حدة، إضافة إلى البقشيش كاملًا، لكل مختصّ.
• البطاقة الفنية للعميلة. الحساسية، والعناية، والتفضيلات، وتركيبة كل لون مع صور قبل وبعد، لتكرار النتيجة نفسها بعد أشهر.
• الدوام والإجازات والعطل الرسمية. دوام على فترات لكل مختصّ (مع استراحة الغداء)، وأيام الراحة، والإجازات المرضية، وإغلاق المحل أو فرع واحد.
• آراء عميلاتك. عند انتهاء الموعد يُطلب التقييم تلقائيًا؛ وتظهر الآراء في صفحتك مع متوسط كل مختصّ، وتردّ أنت عليها.
• تقارير تساعد على القرار. كم شخصًا لم يحضر وكم فات من الفوترة، ومدى امتلاء الجدول، وما الأكثر طلبًا، وفي أي ساعة يمتلئ، وكم عميلًا يعود.
• يتحدّث بلغة نشاطك. محل حلاقة، أو صالون، أو سبا، أو أظافر، أو تجميل، أو أي نشاط آخر بالمواعيد: القائمة والجدول وصفحة الحجز تقول حلّاقين أو مصفّفين أو معالجين أو مختصّين حسب حالتك.

التفاصيل التي تصنع الفرق

• لا موعدان أبدًا في المكان نفسه. إذا حاول شخصان حجز الوقت نفسه في آن واحد، ينجح واحد فقط وتُعرض على الآخر الأوقات المتبقية. ومن الإنترنت لا يمكن أبدًا إدخال موعد فوق آخر.
• الإدخال الإضافي، تحت الرقابة. على الكاونتر، يمكن لمن يملك الصلاحية إدخال موعد فوق آخر، إذا سمح النشاط بذلك؛ ويُعلَّم ويُدوَّن في سجل التدقيق.
• المواعيد لا تُحذف. تُلغى أو تُعلَّم «لم يحضر»: كلاهما يحرّر الوقت، لكنهما يتركان أثرًا لتقرير الغيابات.
• «لم يحضر» تلقائيًا. إذا لم يمسّ أحد الموعد، يتحوّل تلقائيًا إلى «لم يحضر» بعد دقائق من الوقت الذي كان يجب أن ينتهي فيه، من دون أن يحرّر أبدًا وقت شخص ما زال على الكرسي. وإذا حُصِّل لاحقًا، يعود منتهيًا.
• حدّ لمن لا يحضر. بعد عدد الغيابات الذي تحدّده، لا يعود ذلك الشخص قادرًا على الحجز عبر الإنترنت؛ وتواصل أنت خدمته عبر الهاتف.
• دفعة مقدّمة تُؤكَّد تلقائيًا. مع وحدة SINPE Móvil، الدفعة التي تحمل رقم الموعد في تفاصيلها تؤكّده تلقائيًا؛ أما الدفعة بالمبلغ نفسه من دون الرقم فلا تُؤخذ. ويمكن تسجيلها يدويًا أيضًا، وعند التحصيل تُطبَّق كي لا تُحصَّل مرتين.
• السعر الذي قيل له. عند تحصيل موعد يُحصَّل السعر الذي كان ساريًا عند الحجز، حتى لو ارتفعت القائمة بعد ذلك.
• عمولة من دون إعادة كتابة الماضي. يحفظ الموعد النسبة السارية يوم حجزه: التصفية المدفوعة تبقى كما هي حتى لو تغيّرت النسبة. وتُحسب العمولات على المبلغ من دون ضريبة القيمة المضافة.
• البقشيش لا يُفوتَر. لا يدخل في المستند الإلكتروني ولا في المبيعات، لكنه يدخل في مطابقة الصندوق، كي يتطابق الإغلاق.
• تذكيرات لا تُزعج. لا تُرسَل مرتين أبدًا، وتُعاد جدولتها إذا نُقل الموعد، ولا تُرسَل إذا أُلغي أو لم يعد لها معنى، ويظهر في الموعد هل وصلت، وعبر أي قناة، وإلى أي رقم. كما يرسل زرّ «ذكّره الآن» تذكيرًا في الحال.
• الحساسية بالأحمر. ما دُوِّن كحساسية أو عناية يظهر بالأحمر أعلى الموعد في كل مرة تأتي فيها تلك العميلة. والبطاقة لا تُحذف ولا يمكن وجود بطاقتين للشخص نفسه.
• صور خاصة. صور البطاقة الفنية ليس لها رابط عام. وفي المعرض لا يُنشر عمل إلا إذا أذنت العميلة.
• غيابات بلا مفاجآت. عند إدخال إجازة، ينبّه النظام إلى المواعيد التي وقعت ضمنها، من دون إلغائها تلقائيًا.
• كلٌّ يرى ما يخصّه. يرى المختصّ جدوله، ويحصّل مواعيده ويستعلم عن عمولته؛ وتدير الاستقبال جدول الجميع من دون رؤية التقارير المالية؛ ولا يرى إيرادات الجميع وعمولاتهم إلا صاحب النشاط.
• المواعيد عبر واتساب. إذا سألت العميلة عبر واتساب عن وجود موعد شاغر، تعرض عليها الخدمة التلقائية حتى ثلاثة أوقات شاغرة حقيقية مع رابط الحجز، وإذا أرادت الإلغاء، توجّهها إلى «مواعيدي».
• عروض بتاريخ محدّد. تختفي عروض صفحتك تلقائيًا عند انتهائها.
• آراء صادقة. يُعرض على جميع العميلات ترك تقييم على Google أيضًا، لا على الراضيات فقط. ولا تُكتب الآراء ولا تُحذف من اللوحة؛ والرأي المخفي لا يُحتسب في المتوسط.
• دليل الصالونات. إذا طلبت ذلك، يظهر نشاطك في الدليل العام للصالونات ومحلات الحلاقة والسبا، مع البحث حسب الخدمة أو المكان، والفلترة حسب النوع، و«بالقرب مني».

لعميلك

• يحجز في أي وقت، من الهاتف، ولا يرى إلا الأوقات الشاغرة فعلًا، مع الشخص الذي يفضّله أو مع «لا يهم».
• روابط مباشرة لكل مختصّ أو لخدمة معيّنة، مثالية لحسابات كلٍّ منهم على وسائل التواصل الاجتماعي.
• يتلقّى التأكيد والتذكيرات عبر واتساب.
• «مواعيدي». بهاتفه ورمز يُستخدم مرة واحدة يدخل لرؤية مواعيده القادمة وسجلّه، ويلغي حتى المهلة التي تحدّدها. ويمكن إضافتها إلى الشاشة الرئيسية للهاتف، من دون تثبيت أي شيء.
• يقيّم زيارته عبر رابط يصله بعد الموعد.
• يجد صالونات قريبة في الدليل ويدخل مباشرة للحجز.

في ورشة الهواتف أو الكمبيوترات تتكرّر المشاكل نفسها: «لم أُحضره هكذا» عند التسليم، والشاشة المسجّلة في المستودع وهي مركّبة أصلًا في جهاز آخر، وعرض السعر الذي يقول العميل إنه لم يوافق عليه أبدًا، والهاتف الذي لا يتوقف عن الرنين بسؤال «هل جهازي جاهز؟». تنظّم هذه الوحدة الورشة من أولها إلى آخرها: يُستلم الجهاز مع حالته وملحقاته ورمز قفله محفوظًا بأمان؛ ويتقدّم كل إصلاح عبر مراحل يراها الجميع؛ وتخرج قطع الغيار من المخزون عند تركيبها؛ ويوافق العميل ويستعلم ويتلقّى التنبيهات عبر واتساب من دون أن يضطر أحد إلى التذكّر.

أبرز المزايا

• استلام الجهاز مع تدوين كل شيء. العميل، ومن أحضره، والنوع، والعلامة التجارية، والطراز، ورقم IMEI أو الرقم التسلسلي، واللون، والملحقات التي يتركها، وحالته عند الوصول، والعطل بكلمات العميل.
• رمز القفل أو النمط، مرسومًا. يرسم العميل نمطه بإصبعه على الشبكة نفسها الموجودة في هاتفه، أو يترك رقمه السري أو كلمة المرور. وإذا لم يرغب في تركه، يُوثَّق ذلك أيضًا.
• إيصال وملصق. إيصال بعرض 80 مم مع رمز QR، ورمز تتبّع، وشروط الورشة، وتوقيع العميل، وملصق بالباركود يُلصق على الجهاز.
• مسار الجهاز. لوحة بكل مرحلة (مُستلَم، التشخيص، بانتظار الموافقة، بانتظار قطعة الغيار، قيد الإصلاح، فحص الجودة، جاهز للاستلام) وعدد الأجهزة في كلٍّ منها.
• فحص الجودة. مرحلة منفصلة للتأكد من أن الجهاز أصبح سليمًا فعلًا قبل الإبلاغ بأنه جاهز.
• قطع الغيار واليد العاملة. تُضاف إلى الأمر بالبحث بالاسم أو الرمز، مع رؤية الكمية المتبقية في ذلك الفرع. وتخرج قطعة الغيار من المخزون فور وضعها في الأمر.
• أي قطعة تناسب كل طراز. كتالوج طرازات مع قطع الغيار المتوافقة: عند إضافة قطعة، تأتي المتوافقة أولًا وتظهر قطع الطرازات الأخرى مع تحذير.
• الموافقة على عرض السعر عبر واتساب. يتلقّى العميل السعر مع رابط ويجيب «نعم، أصلحوه» أو «لا، ليس الآن»؛ وإذا وافق، ينتقل الأمر تلقائيًا إلى الإصلاح.
• تنبيهات تلقائية عبر واتساب. عند الاستلام، وعند انتظار قطعة غيار، وعند الجاهزية، وعند التسليم (مع تاريخ الضمان)، من خط النشاط وفي الأوقات التي تختارها.
• التحصيل في نقطة البيع. يحمّل زرٌّ قطع الغيار والخدمات بأسعار الأمر، والعميل، والفنّي بصفته بائعًا. وعند التحصيل، يصبح الأمر مسلَّمًا ومرتبطًا ببيعته، مع الفاتورة الإلكترونية.
• البيع والإصلاح في الشاشة نفسها. من نقطة البيع تظهر الأجهزة الجاهزة للاستلام وتلك التي ما زالت في الورشة، ويُستلم جهاز جديد من دون مغادرة الصندوق.
• الفنيون. قائمة من يقومون بالإصلاح؛ ولا يُسنَد أمر إلا إليهم.
• تقارير الورشة. الأجهزة المسلَّمة، والمبلغ المحصَّل، والربح (المحصَّل ناقص قطع الغيار)، ومتوسط مدة التسليم، والنتائج حسب الفنّي، والطرازات الأكثر دخولًا، وقطع الغيار الأكثر استخدامًا.

التفاصيل التي تصنع الفرق

• رمز القفل محميّ. يُحفظ مشفّرًا، ولا يُطبع أبدًا، ولا يراه إلا من يملك الصلاحية. وفي البطاقة يظهر النمط مموّهًا حتى الضغط على «إظهار النمط». ولحفظه، يأذن العميل باستخدام بياناته ويُطبع الإذن لتوقيعه.
• رقمان مختلفان. رقم الورشة للتداول الداخلي، ورمز تتبّع عشوائي للعميل، لا يمكن تخمينه بتجربة رقم الأمر المجاور.
• المواعيد الموعودة بالأحمر. الأوامر التي تجاوزت تاريخها تظهر بالأحمر وتُعَدّ على حدة: إنها قائمة اتصالات اليوم. أما الجاهزة للاستلام فلا تُحتسب متأخرة.
• مخزون صحيح دائمًا. إزالة قطعة غيار أو إلغاء الأمر يعيدها إلى المخزون، وفي Kardex تظهر كل حركة برقم الأمر.
• يُحصَّل ما قيل له. سعر الأمر مقدَّم على سعر قائمة اليوم، وسطور الإصلاح لا تُغيَّر من الصندوق: تُصحَّح في الأمر، كي لا يختلف الأمر والبيعة أبدًا.
• يُحصَّل كاملًا. الإصلاح لا يُحفظ كعرض سعر ولا كحجز: قطع غياره خرجت أصلًا من المستودع.
• الموافقة تبقى بمبلغها. يُحفظ السعر الدقيق الذي رآه العميل والتاريخ. وإذا تغيّر السعر، تُطلب الموافقة من جديد: الموافقة لا تغطي مبلغًا آخر. والرفض لا يلغي الأمر؛ فهذا قرار يتخذه شخص.
• تنبيهات لا تُزعج. تُرسَل بعد دقائق من تغيّر الحالة، لإتاحة تصحيح أي خطأ؛ ولا تعلن إلا الحالة الحالية، مرة واحدة لكل حالة، والعميل الذي لا يريد رسائل يُلغي اشتراكه.
• كل شيء أمام عينيك. يظهر كل تنبيه في الأمر مع نتيجته، ويمكن إعادة المحاولة إذا لم يُرسَل، ويبقى أيضًا في محادثة واتساب مع العميل.
• التسليم من دون تحصيل، مع السبب. لضمان أو فحص مجاني؛ والإلغاء يتطلب السبب أيضًا.
• ضمان مكتوب. يحفظ كل أمر الضمان الذي وُعد به، حتى لو تغيّرت الإعدادات لاحقًا. وفي كوستاريكا، لا يسمح النظام بوضع أقل من الحد الأدنى الذي يفرضه القانون.
• شروط مطبوعة. تكتب أنت شروط الورشة التي تظهر أسفل الإيصال، مثل عدد الأيام التي يُحفظ فيها جهاز لم يُستلم.
• قارئ الباركود. عند تمرير ملصق الجهاز، يظهر أمره تلقائيًا، في الورشة أو في الصندوق.
• كلٌّ في نطاقه. يشخّص الفنّي ويصلح ويرى رمز القفل، لكنه لا يحصّل ولا يلغي؛ ويستلم أمين الصندوق ويحصّل؛ ويستطيع صاحب النشاط كل شيء.
• النقر المزدوج لا يكرّر. الضغط على «استلام» مرتين متتاليتين لا يُنشئ أمرين.
• طرازات لا تضيع. الطراز الذي لم يعد يُخدَم يُعطَّل ولا يُحذف، وتبقى الأوامر القديمة تذكر ما استُلم.

لعميلك

• يستعلم عن جهازه عبر الإنترنت، من رمز QR في إيصاله أو من صفحة الورشة، برمز التتبّع وآخر 4 أرقام من هاتفه.
• يرى أين وصل: الحالة مع شريط من خمس خطوات، والتاريخ الموعود، وعرض السعر إن كانت الورشة تعرضه، وحتى متى يسري الضمان.
• خصوصيته مصونة. لا يرى أبدًا الملاحظات الداخلية، ولا الفنّي، ولا رمز القفل، ولا الرقم التسلسلي كاملًا، ولا يستطيع أحد تخمين الرموز: بعد عدة محاولات فاشلة يتوقف الاستعلام لبعض الوقت.
• يوافق على عرض السعر من الهاتف، مع تعليق إن أراد.
• يتلقّى رسالة واتساب عندما يجهز جهازه، ويراسل الفرع أو يتصل به بلمسة واحدة.

لا تُدار الصيدلية بنقطة بيع عادية: يجب إيجاد الدواء بمادته الفعّالة، وعرض البديل الجنيس الأرخص، وطلب الوصفة حين يلزم، وعدم بيع دفعة منتهية الصلاحية، وتجزئة العلبة إلى حبوب من دون أن يختلّ المخزون. تحوّل هذه الوحدة النظام إلى نظام صيدلية، بكاونتر خاص بها، من دون تغيير الصندوق ولا الفوترة: التحصيلات نفسها، والإغلاق نفسه، والفاتورة الإلكترونية نفسها، مع تفعيل أدوات الصيدلية.

أبرز المزايا

• كاونتر صيدلية. كل دواء في صف مع مادته الفعّالة، وتركيزه، وشكله الصيدلاني، والمختبر، والكمية المتوفرة، والدفعة التي ستخرج، وأزرار البيع بالعلبة أو بالشريط أو بالحبّة.
• بطاقة الدواء. المادة الفعّالة، والتركيز، والشكل الصيدلاني (من القائمة الرسمية لـ وزارة المالية، مصلحة الضرائب في كوستاريكا)، وطريقة الإعطاء، والتسجيل الصحي، وشرط البيع، وهل يحتاج إلى سلسلة تبريد.
• البحث بالمادة الفعّالة. كتابة الاسم العلمي تجلب كل العلامات التجارية التي تحتويه، حتى لو لم يذكره الاسم.
• بدائل جنيسة مع التوفير ظاهرًا. المكافئات بالمادة الفعّالة والتركيز وطريقة الإعطاء نفسها، أولًا المتوفرة في الفرع ثم الأرخص، مع مقدار ما يوفّره المريض.
• الوصفات والأدوية الخاضعة للرقابة. عند تحصيل دواء يحتاج إلى وصفة يُدوَّن المريض، والطبيب، ورمزه، والتاريخ، ورقم الوصفة، مع صورة. ومن دون الوصفة، لا تتم البيعة.
• سجل الوصفات. تُسجَّل كل بيعة بوصفة وتُصدَّر إلى Excel أو PDF مع اسم الصيدلي المسؤول، جاهزة للتفتيش.
• الدفعات وتواريخ الانتهاء. تدخل كل عملية شراء بدفعتها وتاريخ انتهائها، وكل بيعة تُخصم من الدفعة التي تنتهي أولًا.
• المنتهي لا يُباع. لا يسمح النظام ببيع وحدات من دفعة منتهية الصلاحية وينبّه إلى مكان سحبها؛ ويعرض تقرير ما يقترب من الانتهاء ويُخرج المنتهي من المخزون.
• العلبة والشريط والحبّة. تُباع كلٌّ على حدة، ولكلٍّ سعره. وإذا لم تتوفر حبوب مفردة، تُفتح علبة تلقائيًا ويُدوَّن ذلك في Kardex.
• حساسية المريض. إذا كان في السلة ما يحتوي على مادة فعّالة مدوَّنة في حساسيته، يظهر تنبيه بالأحمر ولا يمكن التحصيل حتى مراجعته.
• تكرار الشراء. يطلب مريض الأمراض المزمنة ما يأخذه كل شهر بلمسة واحدة.
• الإرشادات وملصقات الجرعات. «حبّة واحدة كل 8 ساعات» تُطبع على التذكرة، وبعد التحصيل يُطبع ملصق لكل دواء يحمل اسم المريض، والإرشاد، والدفعة، وتاريخ الانتهاء.
• الاتفاقيات والتأمين. خصم للمنتسبين أو مساهمة مشتركة مع التأمين، بفاتورة واحدة للمريض وحساب كل شركة تأمين جاهز للتسوية.
• تذكير بإعادة الشراء عبر واتساب. قبل أيام من نفاد دوائه المستمر، تصل المريض الذي وافق رسالة لتجهيزه له.
• الطلب المقترح لمستودع الأدوية. يحسب ما يجب طلبه وفق ما بِيع، والمتوفر من دون احتساب المنتهي، وما هو في الطريق، ويُنشئ أمر شراء لكل مورّد.

التفاصيل التي تصنع الفرق

• التزام دائم أمام وزارة المالية. في كوستاريكا، تحمل فاتورة الدواء المسجّل صحيًا في كل سطر الشكل الصيدلاني ورقم التسجيل، كما تشترط وزارة المالية. وتظهر وحدات الصيدلية (حبّة، قارورة، أمبولة، شريط…) كوحدة تجارية.
• الأدوية الخاضعة للرقابة مع حجز الوصفة. تتطلب رقم الوصفة، وافتراضيًا صورتها. ولا يمكن طلبها من المتجر الإلكتروني: تُصرف في الصيدلية فقط.
• الوصفة تنتهي. لا يمكن أن تحمل الوصفة تاريخًا مستقبليًا ولا أن تكون أقدم من مدة الصلاحية التي تضبطها.
• بيانات صحية محمية. تُحفظ صور الوصفات بشكل خاص، ولا يرى سجل الوصفات إلا من يملك هذه الصلاحية.
• الدفعة الصحيحة عند الإرجاع أيضًا. يُعيد المرتجع أو الإلغاء البضاعة إلى الدفعة نفسها التي خرجت منها، كي يقول تقرير تواريخ الانتهاء الحقيقة.
• الشريط لا يُخلّ بالرف. ليست له كمية خاصة: بيعه يخصم حبوبه وإرجاعه يعيدها، فلا يُعَدّ على الرف إلا العلب والحبوب.
• الدفعة ظاهرة. على الكاونتر تظهر الدفعة الخارجة بلون كهرماني إذا اقترب انتهاؤها وبالأحمر إذا كانت تنتهي خلال أقل من 30 يومًا؛ وتنبّه لوحة المؤشرات إلى الدفعات المنتهية الموجودة على الرف.
• سلسلة التبريد. تُعلَّم الأدوية المبرّدة بـ ❄️ على الكاونتر وفي المتجر.
• مساهمة مشتركة محصَّلة بشكل صحيح. مع المساهمة المشتركة، يأتي التحصيل مقسّمًا أصلًا بين التأمين والمريض، وإذا كانت الاتفاقية تتطلب رقم تفويض، لا يُحصَّل المبلغ من دون تدوينه.
• تذكيرات بإذن. من دون موافقة المريض لا يصله شيء. وإذا عاد للشراء مبكرًا، يُعاد جدول التذكير بالتاريخ الجديد، ولا تذكر الرسالة أبدًا السعر ولا عدد العلب المتبقية.
• الصيدلي المسؤول على التذكرة. يظهر اسم الصيدلي المسؤول ورمزه أسفل التذكرة وفي السجل المُصدَّر.
• وحدات الصيدلية للصيدلية فقط. لا تظهر قائمة وحدات الصيدلية إلا مع الوحدة؛ ومحل الأدوات المعدنية لا يراها.
• التجزئة تنفع الجميع. البيع بالعلبة وبالوحدة ينفع أيضًا محل أدوات معدنية يبيع البرغي المفرد من العلبة.
• إيقافها لا يحذف شيئًا. إذا أُوقفت الوحدة، تبقى بطاقات الأدوية محفوظة لحين إعادة تفعيلها.

لعميلك

• متجر صيدلية إلكتروني، مع فلاتر حسب المختبر والعبوة وبوصفة أو من دونها، وشارة لكل منتج.
• يطلب بوصفة من الهاتف، برفع صورتها: تراجعها الصيدلية وتوافق عليها قبل الفوترة. ولا يُفوتَر طلب لم تُعتمد وصفته.
• يتلقّى تذكيره عندما يقترب دواؤه من النفاد، إن كان قد وافق.
• يأخذ الملصق الذي يبيّن كيفية تناول كل دواء.

كل مكالمة لا يردّ عليها أحد هي عميل سيشتري على الأرجح من غيرك: في ساعة الغداء، أو في ذروة العمل، أو خارج الدوام. تضع هذه الوحدة مساعدًا افتراضيًا يردّ على هاتف النشاط حين لا يستطيع أحد ذلك. يقدّم نفسه كمساعد افتراضي، ويخاطب المتصل بصيغة الاحترام، ويجيب ببيانات النظام الحقيقية: ما هو متوفر، والسعر، وأين يقع كل فرع ودوامه. وعند الحاجة، يحجز، ويرسل عرض السعر عبر واتساب، ويأخذ رسالة، أو يحوّل المكالمة إلى الفرع الصحيح. ويتصل بالمقسم الذي تملكه أصلًا، من دون تغييره.

أبرز المزايا

• يردّ حين لا يستطيع أحد. إذا لم يردّ أحد بعد بضع رنّات، أو خارج الدوام، أو دائمًا: أنت تختار متى يردّ المساعد.
• يقدّم نفسه كمساعد افتراضي ويخاطب المتصل باحترام. هكذا يأتي افتراضيًا؛ والتحية والوداع وطريقة التقديم تُضبط من اللوحة.
• يستعلم من المخزون فعلًا. يبحث بالاسم أو الرمز أو الباركود أو المقاس في مخزون كل فرع، ويقول هل المنتج متوفر وما سعره.
• يحجز البضاعة. يكرّر المنتج والكمية والفرع والاسم، ولا يحجز إلا إذا قال العميل نعم. ويبقى الحجز في نقطة البيع، مثل أي حجز آخر.
• يرسل المعلومات عبر واتساب. يصل عرض السعر كفاتورة مبدئية بصيغة PDF، مطابقة لتلك التي تصدر على الكاونتر، وكذلك الموقع أو الدوام أو إيصال الحجز، دائمًا بنصوص ثابتة من النظام.
• يحوّل المكالمة إلى شخص. إذا طلب العميل ذلك، أو كانت لديه شكوى، أو لم يستطع المساعد المساعدة، يحوّلها إلى الفرع الصحيح.
• يأخذ الرسائل. يدوّن ما يحتاجه العميل واسمه والرقم الذي يُعاوَد الاتصال به عليه، وينبّه في اللوحة من يتولّى ذلك الفرع.
• يعرف المتصل. يتعرّف على العميل من رقمه (بعد التأكد أولًا من أنه يتحدث مع ذلك الشخص) ويخبره بحجوزاته المعلّقة إذا سأل.
• قاعدة المعرفة. الأسئلة الشائعة، والسياسات، والضمانات، وطرق الدفع، تُدخَل يدويًا أو من Excel. وما علّمته لخدمة واتساب يجيب عنه أيضًا عبر الهاتف، من دون كتابته مرتين.
• مراجعة المكالمات وتصحيح الردود. كل مكالمة مع محادثتها وملخّصها وما فعله المساعد. وإذا لم يكن ردٌّ صحيحًا، يُصحَّح ويسري من المكالمة التالية.
• التجربة قبل أن يسمعه عميل. تحادث مع المساعد كتابةً، بمخزونك وتعليماتك الحقيقية؛ أما الحجز وإرسال واتساب وأخذ الرسائل فتُحاكى فقط.
• المؤشرات. المكالمات المُجاب عنها، والمحلولة من دون شخص، والمحوَّلة إلى شخص، والحجوزات، والرسائل، وزمن الاستجابة، والتكلفة، وما طُلب منه ولم يكن متوفرًا.
• لغات أخرى. إضافة إلى لغتك، يمكنه الخدمة باللغات التي تختارها، إذا تحدّث العميل بها.
• يتصل بمقسمك. جهاز صغير في شبكتك يُسجَّل كتحويلة إضافية. يعمل مع أي مقسم هاتفي يدعم SIP ويُثبَّت بأمر واحد.
• ذكاء اصطناعي مُضمَّن، أو مفاتيحك الخاصة. استخدم خدمات المنصّة أو حساباتك الخاصة؛ وفي هذه الحالة يحاسبك كل مزوّد مباشرة.

التفاصيل التي تصنع الفرق

• لا يذكر أبدًا كم وحدة بقيت. فقط «متوفر» أو «بقي القليل»، حتى لو طُلب منه ذلك: هكذا لا يستطيع أحد الاتصال ليُحصي مخزونك.
• لا يختلق. الأسعار والتوفّر تأتي دائمًا من النظام، وإذا قال العميل إنه أُخبر بغير ذلك، يجيب بهدوء بأن هذا ما يظهر في النظام ويعرض التأكد من الفرع.
• حجوزات بحدود. أنت تقرّر كم حجزًا في المكالمة، وكم وحدة في الحجز، وكم يومًا تُحفظ البضاعة. والحجز الذي بلا دفعة مقدّمة يُلغى تلقائيًا عند انتهائه وتعود البضاعة إلى البيع؛ أما الذي فيه دفعة فيقرّر بشأنه شخص.
• واتساب لا يتسبب في حظر خطّك. حدّ للرسائل في كل مكالمة ولكل رقم يوميًا. وإذا أملى العميل رقمًا آخر، يكرّره المساعد له وينتظر تأكيده.
• لا يحوّل إلا إلى وجهات مأذونة. لا تُحوَّل المكالمة إلا إلى التحويلات التي حدّدتها لكل فرع.
• كل خط مع فرعه. إذا دخلت المكالمة عبر خط فرع ما، يعرف المساعد أصلًا مع من يريد العميل التحدث ويؤكّد ذلك معه.
• يُصغي بحسب المكان. تختار هل يتصل عملاؤك عادةً من مكان هادئ، أو بوجود أشخاص قريبين، أو مع ضجيج كثير، كي لا يستحوذ صوت في الخلفية على المحادثة.
• موسيقى خلفية اختيارية. أثناء البحث، يمكن للمقسم تشغيل موسيقى هادئة كي لا يبدو الصمت كأن المكالمة انقطعت.
• التسجيل قرارك. التسجيل معطّل افتراضيًا؛ وإذا فعّلته، يُبلَّغ العميل عند التحية. وتُحذف التسجيلات والنصوص المكتوبة تلقائيًا في المهلة التي تختارها، ولا يكون للتسجيل أبدًا رابط عام.
• ما يقوله المساعد ملكك. تُحرَّر التعليمات من اللوحة، مع سجلّ للإصدارات للعودة إلى إصدار سابق.
• استطلاع في النهاية. إذا فعّلته، يسأل عند الوداع من واحد إلى خمسة عن جودة الخدمة، من دون إلحاح إذا لم يرغب العميل في الإجابة.
• ملخّص أسبوعي وتنبيهات جودة. يصلك كل أسبوع أداء المساعد، ويصلك تنبيه إذا كان يردّ ببطء، أو إذا أغلق كثير من العملاء الخط، أو إذا كانت هناك مكالمات فاشلة.
• اقتراحات الشراء. ما طُلب ولم يكن متوفرًا يأتي مع منتجات الكتالوج المطابقة، وآخر تكلفة، وممّن اشتُري. وأنت تقرّر ماذا تجلب.
• إذا تعطّل شيء، يصل العميل إلى شخص. من دون إنترنت، يواصل المقسم مساره المعتاد؛ وإذا حدث عطل في منتصف المكالمة، تُحوَّل إلى الفرع أو إلى التحويلة الاحتياطية؛ ومن دون دقائق، يستطيع المساعد دائمًا تحويل المكالمة.
• الجهاز يعتني بنفسه. ينبّه إذا توقّف عن إرسال الإشارة أو إذا لم يُرسل له المقسم مكالمات، ويتحدّث فجرًا ولا يتحدّث أبدًا أثناء مكالمات جارية.
• وصول لا يصلح إلا للهاتف. اتصال الجهاز بالنظام لا يفتح الصندوق ولا المبيعات ولا الكتالوج، وباتصال نشاطك لا يستطيع أحد الاستعلام عن مخزون نشاط آخر.
• الاستهلاك ظاهر. الدقائق المستخدمة مقابل المشمولة، مع تنبيهات عند الاقتراب من الحد، وتكلفة الدقائق الإضافية قبل وصول الفاتورة.

لعميلك

• يُردّ عليه دائمًا، حتى في ساعة الغداء أو خارج الدوام.
• يعرف مع من يتحدث: يقدّم المساعد نفسه كمساعد افتراضي ويخاطبه باحترام.
• يحصل على جوابه من دون انتظار: هل المنتج متوفر، وسعره، وأين يقع الفرع ودوامه.
• يتلقّى عرض السعر على واتساب، بصيغة PDF، أو إيصال حجزه.
• يصل إلى شخص عندما يطلب ذلك أو عندما تتطلّبه حالته.
• معلوماته مصونة: إذا جرى التسجيل يُبلَّغ بذلك، وما قاله يُحذف تلقائيًا في المهلة التي يحدّدها النشاط.

تسجيل الحضور في دفتر أو بساعة بطاقات ينتهي دائمًا بالطريقة نفسها: الزميل الذي يسجّل عن غيره، والوقت المصحَّح يدويًا، والساعات الإضافية التي لا يعرف أحد مصدرها، وعصر كامل في جمع الساعات لنصف الشهر. تحلّ هذه الوحدة الطرفين معًا. يسجّل الموظفون من هواتفهم أو من جهاز لوحي في المحل، مع أقفال تمنع أي أحد من التسجيل من منزله أو نيابةً عن غيره؛ ويُحسب كشف الرواتب تلقائيًا من هذه التسجيلات، ودوام كل موظف، والعطل الرسمية، والسُّلَف، وصولًا إلى قسيمة الراتب الجاهزة للتوقيع.

أبرز المزايا

• ثلاث طرق للتسجيل. من الهاتف مع GPS (فقط داخل نطاق الفرع)، أو بمسح رمز QR يتغيّر كل 30 ثانية على شاشة في المحل، أو برقم سري (PIN) على الجهاز اللوحي عند المدخل. وأنت تفعّل ما تشاء منها.
• الموظفون لا يدخلون النظام. من يسجّل حضوره ليس مستخدمًا: لديه فقط رقم سري ورابط إلى ورقته الخاصة. ولا سبيل إلى أن يفتح اللوحة، ولا حتى بالخطأ.
• حضور اليوم. حسب الفرع وبنظرة واحدة: من يعمل الآن، ومن غادر، ومن لم يصل بعد، ومن هو غائب أو في إذن، ومن لم يتطابق وجهه.
• كشف الرواتب يصدر تلقائيًا. أسبوعيًا أو كل نصف شهر أو شهريًا، بالساعات العادية، والإضافية، والعطل الرسمية التي عُمل فيها، والتأخيرات، والغيابات لكل موظف، من دون جمع أي شيء يدويًا.
• بالساعة، أو باليوم، أو شهريًا. لكل موظف نوع راتبه، ودوامه (نهاري أو مختلط أو ليلي)، وجدوله على فترات، حتى لو كان يتناول الغداء خارج المحل.
• العطل الرسمية في كوستاريكا بزرّ واحد. تُحمَّل العطل القانونية للسنة، لكلٍّ منها ما يُدفع لقاء العمل فيها. والنشاط في بلد آخر يضيف عطله الخاصة.
• السُّلَف والدفعات المقدّمة. تُدوَّن عندما يطلب الموظف مالًا مقدّمًا، وعند إقفال الدفع تُخصم تلقائيًا.
• الضمان الاجتماعي (CCSS) وضريبة الدخل. تُخصمان تلقائيًا في كل دفعة، بالنسب والشرائح السارية، ومع الإعفاءات عن الأبناء والزوج أو الزوجة لكل موظف.
• الشهر الثالث عشر. ما كُسب من ديسمبر إلى نوفمبر مقسومًا على اثني عشر، لكل موظف، مع إفادته بصيغة PDF وتسجيل تاريخ دفعه.
• الإجازات. يكسب كل موظف أيامًا عن كل شهر عمل منذ تاريخ التحاقه، ويتابع النظام رصيده: المكتسب، والمأخوذ، والمجدول، وما تبقّى له.
• قسائم الراتب بصيغة PDF. واحدة لكل موظف أو جميع قسائم الفترة في ملف واحد، مع الإيرادات، والاستقطاعات، والصافي، والإجازات، ومكان للتوقيعات.
• التصدير إلى Excel لكشف رواتب الفترة من أجل المحاسب.
• تنبيه عبر واتساب عند عدم التسجيل. إذا كان على الموظف أن يعمل ولم يسجّل، تصله رسالة من رقم النشاط، بالنص الذي تكتبه.

التفاصيل التي تصنع الفرق

• الوقت هو وقت النظام، لا وقت الهاتف. تغيير الوقت في الهاتف لا يفيد بشيء.
• صورة في كل تسجيل. تلتقط الكاميرا الوجه لحظة التسجيل، وتبقى للمراجعة.
• التعرّف على الوجه. يقارن الصورة بوجه الموظف المسجّل، وبحسب اختيارك، يسمح بالتسجيل ويعلّم غير المتطابق، أو يمنع التسجيل. ويعمل على الهاتف أو الجهاز اللوحي نفسه: لا تخرج الصور إلى خدمة أخرى.
• هاتف واحد لكل موظف. أول هاتف يسجّل منه يصبح هاتفه؛ ومن هاتف آخر لا يسجّل حتى تحرّره أنت.
• رمز QR لا يمكن تصويره. ينتهي رمز المحل بعد 90 ثانية ولا يمكن تزويره: يجب الوقوف أمام الشاشة.
• الجهاز اللوحي لا يُؤخذ إلى المنزل. لا تعمل الساعة إلا على الجهاز الذي فعّلته، وينتهي رابط التفعيل خلال 30 دقيقة، وإذا ضاع جهاز لوحي تُعطَّل كل أجهزة ذلك الفرع فورًا.
• التسجيلات لا تُحذف. تُلغى مع ذكر السبب أو تُضاف يدويًا مع ذكر السبب، ويبقى اسم من قام بذلك. ويوم الاعتراض يظهر التسجيل الأصلي والتصحيح.
• اللمسة المزدوجة لا تكرّر. اللمس مرتين متتاليتين لا يسجّل مرتين؛ والتسجيل الثاني في اليوم هو الانصراف.
• الدخول بلا انصراف لا يختلق ساعات. يُحتسب ذلك اليوم صفرًا وينبّه كشف الرواتب كي تصحّحه قبل الإقفال. وإذا كان موظفوك يسجّلون الدخول فقط، يؤخذ الانصراف من الدوام.
• الوردية الليلية تُحتسب في اليوم الذي بدأت فيه.
• سماحية الوصول. تقرّر أنت كم دقيقة سماح قبل احتساب التأخير.
• الراتب الشهري كما يفرض القانون. النصف في كل نصف شهر، ويُخصم منه اليوم الذي غاب فيه من دون إذن، وتُضاف إليه الساعات الإضافية وفرق العطل الرسمية التي عمل فيها.
• العطلة الرسمية مدفوعة الأجر إلزاميًا تُدفع لمن يتقاضى بالساعة حتى لو لم يحضر، والعمل فيها يُدفع مضاعفًا.
• الإجازات والإجازات المرضية والأذونات ليست غيابات. لا تُخصم إذا كانت مدفوعة الأجر، ولا يصل في ذلك اليوم تنبيه واتساب. ولا تُخصم من الإجازة إلا الأيام التي كان عليه العمل فيها.
• الدفعة المُقفلة تبقى كما دُفعت. ما دامت غير معلَّمة كمدفوعة يمكن إعادة حسابها إذا صُحِّح تسجيل؛ والسلفة المخصومة لا يمكن تغييرها.
• قسيمة مبدئية معلَّمة. إذا كانت الفترة ما زالت مفتوحة، تصدر القسيمة مع تنبيه «حساب مبدئي»، كي لا يخلط أحد بينها وبين النهائية.
• كل شيء يُضبط من اللوحة. ساعات كل دوام، وعلاوة الساعات الإضافية والعطل، والسماحية، واستقطاع الضمان الاجتماعي، وشرائح ضريبة الدخل، وأيام الإجازة لكل شهر، ونطاق GPS: قيم كوستاريكا تأتي مضبوطة مسبقًا وتغيّرها أنت من دون الاتصال بأحد.
• التنبيه لا يُزعج أكثر من اللازم. يُرسَل مرة واحدة في اليوم ولا يُرسَل أبدًا في العطل الرسمية أو الإجازات أو الأذونات، ولا لمن أوقف التنبيهات.

لموظفك

• يسجّل من هاتفه برقم هويته أو هاتفه ورقمه السري، مع زرّ كبير لـ تسجيل الدخول أو تسجيل الانصراف.
• يرى ورقته الخاصة: أيامه، وتأخيراته، وسُلَفه، وأيام إجازته المتاحة. وتقرّر أنت هل يرى أيضًا أوقات انصرافه، وكم كسب حتى الآن، ودفعاته السابقة.
• ينزّل قسيمة راتبه فور إقفال دفعته، من دون أن يطلبها من أحد.
• لا يرى أبدًا ورقة غيره: لا يدخل إلا برقم هويته ورقمه السري.

النشاط الذي يحاسب بالوقت يعيش مشدودًا إلى الساعة: كم مضى على المضمار الثالث، ومن انتهت حصّته، وكم يُحاسَب من تجاوز وقته، ومن أهدى صديقه عشر دقائق. تضع هذه الوحدة كل ذلك في لوحة: كل مكان بعدّاده، وألوان تنبّه حين يقترب الوقت من النفاد، وزرّ للتحصيل يترك البيعة جاهزة في الصندوق. وتصلح بالقدر نفسه لمضمار سيارات، أو ملعب، أو صالة بلياردو، أو غرفة كاريوكي: أنت تضع لها كلمات نشاطك وأسعاره. وإذا كنت تؤجّر أيضًا الجدران لمحلات أخرى لإعلاناتها، يدير لك النظام العقود وينبّهك قبل انتهائها.

أبرز المزايا

• لوحة بجميع أماكنك. كل مضمار أو ملعب أو طاولة مع أماكنه الشاغرة والمشغولة، والساعة تعمل في كلٍّ منها.
• دفع مسبق أو وقت مفتوح. يشتري العميل كتلة زمنية فيتناقص العدّاد، أو يلعب بوقت مفتوح فيتزايد العدّاد ويُحاسَب في النهاية. ويُختار ذلك في كل جلسة، مع وضع افتراضي.
• ألوان ناطقة. أخضر حين يكون الوقت وافرًا، وكهرماني حين يوشك على النفاد، وأحمر وامض حين يُتجاوز، وأزرق فاتح في الوقت المفتوح.
• كم أنفق حتى الآن. في الوقت المفتوح تظهر تحت الساعة التكلفة المتراكمة حتى تلك اللحظة.
• التحصيل بلمسة واحدة. عند الانتهاء، تُغلق الجلسة وتبقى بيعة جاهزة في الصندوق مع تفصيل الوقت والمعدّات، لتحصيلها كأي بيعة أخرى: نقدًا، أو بالبطاقة، أو بأي طريقة دفع.
• سعر لكل مكان. لكل مضمار أو ملعب كتلته الزمنية (مثلًا، 20 دقيقة) وسعره؛ وإذا كان أحدها أغلى من غيره، يُحدَّد له ذلك وينتهي الأمر.
• كم شخصًا في آن واحد. يتّسع كل مكان للعدد الذي تحدّده: عدة أشخاص على مضمار، وشخص واحد على طاولة بلياردو. وعند بلوغ الحد، ينبّه النظام.
• معدّات برسم إضافي. إذا كنت تعير معدّات من فئات مختلفة، يضيف كلٌّ منها رسمه الإضافي إلى سعر المكان، ويمكن حصرها في الأماكن التي تُستخدم فيها.
• من يحضر معدّاته الخاصة يدفع النسبة من التعرفة التي تضبطها.
• التأجير والاستهلاك في حساب واحد. إذا كان المحل أيضًا مقهى أو مطعمًا، يُحمَّل الوقت على حساب العميل المفتوح، وفي النهاية يدفع ثمن المضمار والاستهلاك معًا، في فاتورة واحدة.
• بطاقات هدايا بالدقائق. إضافة إلى بطاقات المال، بطاقات بوقت لعب، تُخصم من الساعة من دون تحصيل.
• المساحات الإعلانية. اللوحات أو الإطارات المحيطة بالمضمار أو الملعب، بموقعها وحجمها وسعرها المرجعي، وهل هي شاغرة أو مشغولة وحتى أي تاريخ.
• عقود إعلانية بتاريخ انتهاء. لمن بيعت كل مساحة، وكم دفع، ومن متى وحتى متى، مع حفظ تصميم الإعلان.

التفاصيل التي تصنع الفرق

• كل دقيقة مجانية لها اسم. إضافة الدقائق أو إزالتها تُسجَّل مع من فعل ذلك، وكم، ومتى، ولماذا. وإذا طلبت ذلك، تُشترط أيضًا كلمة مرور مدير ويُحفظ اسم من أذن.
• أنت تقرّر ما يحدث عند تجاوز الوقت. تحصيل الدقائق الزائدة، أو تحصيل كتلة كاملة أخرى، أو الإغلاق من دون رسم إضافي.
• تنبيه قبل الانتهاء. عند عدد الدقائق الذي تختاره، يتغيّر لون المكان كي ينبّه المسؤول العميل في الوقت المناسب.
• النظام ينبّه ولا يُطفئ. لا تنقطع أي معدّات تلقائيًا: القرار يبقى للمسؤول.
• لا اثنان أبدًا في المكان نفسه. لا يمكن وضع معدّات ثانية في مكان مشغول.
• المعدّات الصحيحة في المكان الصحيح. المعدّات المحصورة في مضامير معيّنة لا تُعرض في غيرها.
• لا يُحصَّل مرتين. الأماكن المحمَّلة على حساب طاولة تُظهر ذلك باسمها، والوقت لا يُربط أبدًا بحساب حُصِّل أصلًا.
• كلمات نشاطك. «مضمار» و«سيارة»، «طاولة» و«عصا»، «ملعب» و«كرة»: ما تكتبه هو ما يظهر في الشاشة كلها.
• من المطعم أيضًا. تأتي نقطة بيع المطعم مع تبويب المضامير لخدمة العميل نفسه من دون تغيير الشاشة، ويقرّر كل فرع هل يفتح الضغط على «نقطة البيع» اللوحةَ أم الصالةَ أم الصندوقَ العادي.
• بطاقات وقت لا تنتهي بتاريخ. تنتهي عند استهلاك الوقت.
• التجديد بلا فجوات. يبدأ العقد الإعلاني الجديد في اليوم التالي لانتهاء السابق، من دون أيام ضائعة ولا محسوبة مرتين، ويبقى أثر يبيّن أيّ عقد يتبع أيًّا.
• تواريخ الانتهاء ظاهرة. يبيّن كل إعلان كم يومًا تبقّى له، بلون، وتُظهر القائمة كم منها يقترب من الانتهاء. وكل ليلة تُعلَّم المنتهية تلقائيًا وتصبح المساحة شاغرة للبيع.
• تنبيه للمُعلِن عبر واتساب. قبل الانتهاء، رسالة واحدة بالنص الذي تكتبه، لعرض التجديد عليه.
• مُدد على مقاسك. تحدّد أنت قبل كم يومًا يُرسَل التنبيه وما المدد المعروضة (1 أو 3 أو 6 أو 12 شهرًا، ما تستخدمه منها).

لحظتان على الكاونتر تضيعان في الغالب. الأولى عند التحصيل: إدخال رقم الهوية والاسم والهاتف والبريد الإلكتروني للفاتورة الإلكترونية يستغرق وقتًا، والعميل ينتظر والطابور يطول، وبريد مكتوب خطأً يعني فاتورة لا تصل أبدًا. والثانية بعد التحصيل: يغادر العميل راضيًا ولا يطلب منه أحد التقييم الذي كان سيرفع ظهورك على Google. تنقل هاتان الإضافتان المهمة الأولى إلى العميل، وهو من يملك البيانات، وتنجزان الثانية تلقائيًا.

أبرز المزايا

• رمز QR لكل فرع، جاهز للّصق. يصدر الملصق جاهزًا، بحجم كبير للطباعة، أو ملصقات جميع الفروع في ورقة واحدة للقصّ.
• الاسم تجلبه وزارة المالية. يمسح العميل الرمز، ويكتب رقم هويته، فيستعلم النظام من وزارة المالية في كوستاريكا ويملأ له الاسم ونوع الهوية؛ ولا يضيف هو إلا هاتفه أو بريده.
• لا شيء يدخل قائمة عملائك تلقائيًا. يصل كل تسجيل إلى صندوق عملاء بانتظار الموافقة، ويقبله شخص أو يرفضه.
• النافذة داخل نقطة البيع. يُظهر جرس نقطة البيع عدد العملاء المنتظرين؛ ويفتح أمين الصندوق النافذة في المكان نفسه وبزرّ واحد يُنشئ العميل ويضعه في البيعة التي يحصّلها.
• التصحيح قبل القبول. إذا كتب العميل البريد أو نوع الهوية خطأً، يصحّحه أمين الصندوق في النافذة، والعميل أمامه.
• القبل والبعد. إذا كان رقم الهوية لعميل لديك أصلًا، تعرض النافذة حقلًا حقلًا ما الذي سيتغيّر، مع شطب القديم. لا أحد يقبل عشوائيًا.
• تقييمات Google عند التحصيل. يتلقّى العميل الذي لديه هاتف رسالة واتساب من خط النشاط مع رابط لتقييم الفرع الذي اشترى منه، في الحال أو بعد عدد الدقائق الذي تختاره.
• إذا لم يكن لديه هاتف، تذكّر نقطة البيع. عند انتهاء التحصيل يظهر تنبيه «اطلب رقم واتساب من العميل»: يكتبه البائع فيُرسَل الطلب فورًا، أو يعلّم أنه لم يعطه.
• النجمة ⭐ لأي عميل. من شريط نقطة البيع يُطلب التقييم من شخص لا يشتري الآن: عميل الأسبوع الماضي أو الذي اتصل راضيًا.
• بطاقة جهة الاتصال بعده. بعد الطلب تصل العميلَ بطاقة جهة اتصال النشاط، ليحفظها بلمسة واحدة ويراسله مباشرة في المرة القادمة.
• سجلّ التقييمات. كل طلب، سواء أُرسل أم لا، مع حالته والسبب مكتوبًا بالكلمات، والمصدر، والبائع، والفرع، مع تبويبات وفلاتر وتصدير إلى Excel أو PDF.

التفاصيل التي تصنع الفرق

• الصفحة لا تُظهر شيئًا يخصّك. لا تبحث، ولا تعرض قوائم، ولا تقول هل رقم هوية ما عميلٌ لديك: لا يستطيع أحد استخراج قائمة عملائك بتجربة الأرقام.
• الحقل الفارغ لا يمحو ما كان موجودًا. إذا وضع العميل الهاتف فقط، لا يضيع بريده المسجّل منذ سنوات.
• اسم العميل القديم لا تغيّره إلا وزارة المالية. لا أحد يغيّر اسم بطاقة من الشارع.
• إذا كانت وزارة المالية متوقفة، يتم التسجيل رغم ذلك. يكتب العميل اسمه يدويًا ويصل التسجيل معلَّمًا لتراجعه.
• نوع الهوية، بعناية. إذا كانت وزارة المالية تعرف رقم الهوية، فهي من تحدّد النوع؛ وإلا يُقبل النوع الذي اختاره العميل فقط إذا تطابق مع طول الرقم. والنوع الخاطئ يعني فاتورة مرفوضة.
• من دون هاتف ولا بريد، لا موافقة. سيكون عميلًا لا يمكن إرسال الفاتورة إليه. والبريد الذي ليس بصيغة بريد لا يمرّ أيضًا.
• ضد إساءة الاستخدام. الإرسال مرتين لا يملأ الصندوق، وهناك سقف للتسجيلات في الساعة، وكل تسجيل يبقى مع فرعه ورمز QR الخاص به ووقته.
• إذا تسرّبت صورة الملصق، يُغيَّر رمز ذلك الفرع ويتوقف القديم عن العمل فورًا. ولا تُمَسّ الفروع الأخرى.
• تظهر بلغة العميل. يرى السائح صفحة التسجيل بلغته من دون أن تفعل أي شيء.
• عند الإيقاف، تختفي. إذا أُوقفت الوحدة، تتوقف الصفحة العامة عن الوجود، ولا تبقى مخفية.
• لا تُرسَل أبدًا لمن اشتروا سابقًا. عند تفعيل التقييمات، لا يُراسَل إلا أصحاب المبيعات الجديدة.
• لا تُلحّ. لا يُطلب من العميل نفسه مجددًا قبل عدد الأيام الذي تحدّده (90 افتراضيًا)، والبيعة الملغاة قبل الإرسال لا يُطلب تقييمها.
• لا تراسل ليلًا. الإرسالات المؤجّلة تحترم الأوقات التي تختارها؛ وما يقع ليلًا يُرسَل صباحًا.
• تخرج من واتساب النشاط، ولا تخرج أبدًا من رقم آخر. وإذا لم يكن هناك خط خاص متصل، لا يُرسَل شيء وتنبّه الشاشة إلى ذلك.
• «العميل النقدي» لا يُحيّا بهذا الاسم.
• تنبيه نقطة البيع لا يُغلق بالخطأ. لا يُغلق إلا بـ«إرسال التقييم» أو «لم يعطه»، كي لا يغلقه أحد من دون أن يسأل. وفي السجلّ يظهر من يغلقه من دون طلب الرقم.
• الرسالة رسالتك. تكتب النص باسم العميل والفرع؛ ويضيف النظام الرابط في النهاية.
• الهواتف محمية. لا يرى سجلّ التقييمات إلا من يستطيع ضبط إعدادات الشركة، لا أي بائع.

لعميلك

• يسجّل بنفسه، من هاتفه، من دون تثبيت أي شيء ومن دون إملاء بياناته على أحد.
• لا يحتاج إلى كتابة اسمه: تجلبه وزارة المالية مع علامة ✓ خضراء.
• تصله فاتورته بشكل صحيح لأنه كتب بريده بنفسه.
• يقيّم بلمسة واحدة: تفتح له رسالة واتساب مباشرة نافذة كتابة التقييم للفرع الذي اشترى منه.

في معظم الأنشطة تعيش كلمات المرور في دفتر، أو في ملف Excel، أو في رأس شخص واحد: كلمة مرور البريد، والبنك، ووزارة المالية في كوستاريكا، والراوتر، والكاميرات، وجهاز الدفع بالبطاقة. وعندما يغادر هذا الشخص أو يمرض، لا يعرف أحد كيف يدخل إلى أي شيء؛ وعندما تُتبادل عبر واتساب، تبقى إلى الأبد في هاتف أيٍّ كان. تحفظها كلمات المرور مشفّرة داخل النظام، كمدير كلمات مرور احترافي، لكن مع عمل الفريق بأكمله من المكان نفسه، ورؤية كل شخص ما يخصّه فقط. وتضيف ما لا يملكه مدير كلمات المرور العادي: حسابات النشاط وبطاقاته، وأجهزة كل فرع، والخدمات التي تُدفع كل شهر.

أبرز المزايا

• كل شيء مشفّر. كلمات المرور، والملاحظات المحمية، والحقول المحمية، والسجلّ، والمرفقات تُحفظ مشفّرة: لا يستطيع أحد قراءتها بالنظر إلى البيانات المخزّنة.
• رقم سري خاص للدخول. إضافة إلى اسم المستخدم، يفتح كل شخص كلمات المرور برقمه السري. وتُقفَل تلقائيًا بعد بضع دقائق من عدم الاستخدام، أو فورًا بزرّ قفل.
• من يرى كل شيء. يمكن أن يكون كل سجلّ أو مجموعة خاصًّا، أو للمديرين، أو لأشخاص محدّدين (للعرض فقط، أو للعرض والنسخ، أو للتعديل)، أو لمستوى معيّن فما فوق. وما ارتبط بفرع لا يراه إلا من يعمل فيه.
• مستويات تحدّد الحقول الظاهرة. مثلًا، يرى الموظف رقم الخدمة لكن لا يرى كلمة مرور الراوتر.
• مجموعات كالمجلدات. شجرة من المجموعات والمجموعات الفرعية، مع فئات ووسوم ومفضلة وبحث.
• مولّد كلمات المرور والعبارات. كلمات مرور قوية أو عبارات سهلة الإملاء عبر الهاتف، مع مقياس لقوة كلٍّ منها.
• البنوك والبطاقات. حسابات النشاط وبطاقاته مرسومة على هيئة بطاقات، مع الرقم ورمز CVV والرقم السري ورقم IBAN مشفّرة ولا يظهر إلا آخر 4 أرقام، مع رقم سري خاص بها عند الدخول.
• الفروع والأجهزة. بطاقة كل فرع مع أجهزته (جهاز الدفع بالبطاقة، والإنترنت، والراوتر وWiFi، والكاميرات، والهواتف، والكمبيوترات، والطابعات، والإنذار) وكلمات مرورها، وأنواع أجهزة خاصة بالحقول التي تريدها.
• الخدمات والمدفوعات. الكهرباء، والماء، والإنترنت، والإيجار، وسائر خدمات كل فرع، مع رقم الخدمة، ويوم الدفع، وكل دفعة بفاتورتها وإيصالها، وتقويم، وتقارير بما أُنفق.
• إرسال كلمة مرور برابط يُستخدم مرة واحدة. عبر واتساب الشركة، أو البريد الإلكتروني، أو واتساب الشخصي: يراها المستلم مرة واحدة ثم يتوقف الرابط عن العمل.
• الاستيراد من مديري كلمات مرور آخرين. KeePass وKeePassXC وBitwarden وChrome وEdge، مع المجموعات والحقول والسجلّ، من دون رفع الملف إلى الخادم.
• تصدير نسخة احتياطية في ملف ZIP محمي بكلمة مرورك، لفتحه في مدير آخر أو طباعته.
• ملخّص السلامة. درجة من 0 إلى 100 ومن أين تبدأ: الضعيفة، والمكرّرة، والقديمة، والتي تنتهي صلاحيتها.
• السجلّ وسلة المحذوفات وسجلّ التدقيق. كل تعديل يحفظ النسخة السابقة لاستعادتها، والمحذوف يذهب إلى سلة المحذوفات، وسجلّ التدقيق يبيّن من رأى أو نسخ أو غيّر ماذا، ومتى، ومن أين.

التفاصيل التي تصنع الفرق

• العرض أو النسخ يترك أثرًا، والسرّ لا. في كل مرة يرى فيها أحد كلمة مرور أو ينسخها يُسجَّل ذلك في سجلّ التدقيق، من دون كلمة المرور. ولا يمكن تعديل سجلّ التدقيق ولا حذفه.
• الحافظة تُمسح تلقائيًا. عند النسخ، يبدأ عدّاد وعند وصوله إلى الصفر تُفرَّغ الحافظة. وتُظهر أيقونة العين كلمة المرور بضع ثوانٍ ثم تخفيها من جديد.
• لكلٍّ رقمه السري. لا يوجد رقم سري عام، وهكذا يعرف سجلّ التدقيق من فتح ماذا. ومع عدة محاولات فاشلة تُقفَل لبعض الوقت، ولا تُقبل الأرقام السهلة مثل 1234.
• الخاص خاص. ما يعلّمه أحدهم «أنا فقط» لا يراه أحد غيره، لا مدير آخر ولا مالك آخر. ولا يغيّر من يراه إلا من أنشأه.
• التعديل من دون المساس بكلمة المرور. عند التعديل، تأتي كلمة المرور فارغة: إذا تُركت هكذا، لا تتغيّر. ولا تنتقل أرقام البطاقة وCVV أيضًا إلى الشاشة في كل مرة يُصحَّح فيها اسم حاملها.
• القاعدة تسري من أي طريق. الحقل الذي لا يسمح مستواك برؤيته لا يظهر عند الكشف أو النسخ أو التكرار أو الإرسال أو التصدير؛ ومن يعدّل لا يستطيع حذف كلمة المرور التي لا يستطيع رؤيتها.
• اختصارات لوحة المفاتيح والنقر بالزر الأيمن، كما في مديري كلمات المرور المكتبية: نسخ اسم المستخدم أو كلمة المرور، وفتح العنوان، والتكرار أو النقل إلى مجموعة أخرى من دون لمس الفأرة.
• تنبيهات انتهاء الصلاحية. كلمات المرور، والبطاقات، وضمانات الأجهزة، والنطاقات، ومدفوعات البطاقات والخدمات تنبّه عبر الجرس قبل انتهائها، لمن يراها فقط، ومرة واحدة لكل تاريخ.
• بطاقات مكتوبة بشكل صحيح. يُراجَع الرقم برقم التحقق الخاص به وتظهر العلامة التجارية تلقائيًا؛ ويُتحقَّق من IBAN قبل حفظه.
• مرفقات مشفّرة. شهادة وزارة المالية، أو عقد الاستضافة، أو مفتاح وصول، تُحفظ بجانب سجلّها، مشفّرة، ولا يُقبل شيء قابل للتنفيذ.
• لا يمكن فتح الرابط بالبيانات وحدها. يحمل مفتاحًا لا يحفظه النظام؛ وعند فتحه أو انتهائه أو إلغائه، يُحذف المحتوى ولا يبقى إلا إثبات الإرسال. ويظهر هل فُتح، ويمكن إلغاؤه إذا أُرسل إلى الرقم الخطأ.
• من يستطيع الإرسال نصًّا. يقرّر كل مستوى هل يستطيع إرسال كلمة المرور داخل الرسالة، أو برابط آمن فقط، أو لا شيء.
• دفع خدمة من دون أخطاء. يُنسخ رقم الخدمة بنقرة واحدة للصقه في صفحة البنك، وعند رفع ملف XML للفاتورة يُملأ المورّد ومفتاح وزارة المالية والمبالغ تلقائيًا.
• الدفعة في المحاسبة أيضًا. يمكن أن تُسجَّل دفعة الخدمة كمصروف للفرع، وأن تدخل دفتر المشتريات من دون تكرار الفاتورة، وأن تُرسَل إلى المحاسب، وينبّه النظام إذا كانت الفاتورة صادرة برقم ضريبي آخر.
• الاستيراد من دون تكرار. قبل الاستيراد يظهر عدد السجلات الموجودة أصلًا، ويُختار تخطّيها أو إكمالها أو نسخها. والإكمال لا يمحو أبدًا ما كان موجودًا.
• التصدير تحت الرقابة. يطلب كلمة مرور المستخدم، ولا يخرج إلا ما يستطيع هذا الشخص رؤيته، ويُسجَّل في سجلّ التدقيق، ويُبلَّغ من يديرون كلمات المرور.
• سلة المحذوفات تُفرَّغ تلقائيًا بعد عدد الأيام الذي تختاره، ويحفظ السجلّ عدد الإصدارات الذي تقرّره.
• كل شيء يُضبط من اللوحة: دقائق الإقفال، وثواني الحافظة، وطول الرقم السري، والمستويات، وأيام التنبيه، ومدة الروابط، وقواعد المولّد.

يعمل النظام على السحابة ويُستخدم من أي متصفح. لكن هناك أنشطة لا يكفيها ذلك: المحل الذي ينقطع فيه الإنترنت في منتصف العصر والطابور لا ينتظر، أو النشاط الذي فيه ثلاثة صناديق يجب أن ترى المخزون نفسه في اللحظة نفسها. لهذه الحالات وُجدت التطبيقات: واحد لكمبيوتر الصندوق، يواصل البيع من دون إنترنت ويُحدّث نفسه تلقائيًا، وآخر للهاتف، يرافق صاحب النشاط بعيدًا عن الكاونتر.

أبرز المزايا

• تطبيق سطح المكتب لنظام Windows. النظام مثبّت على كمبيوتر الصندوق: يبيع ويُصدر الفواتير من دون إنترنت ويتزامن تلقائيًا عند عودة الاتصال. ويُدخَل إليه بالحساب المعتاد نفسه.
• عدة صناديق في شبكة محلية. يصبح أحد الكمبيوترات رئيسيًا وتتصل به بقية الصناديق عبر WiFi أو كابل المحل: ترى جميعها المخزون نفسه والعملاء أنفسهم والمبيعات نفسها فورًا، حتى من دون إنترنت.
• الأجهزة اللوحية والهواتف كصناديق. في الشبكة المحلية، يتصل أي جهاز لوحي أو هاتف بمسح رمز QR من الكمبيوتر الرئيسي، من دون تثبيت أي شيء.
• المستندات تنتظر دورها. من دون إنترنت، تُحفظ المستندات الإلكترونية في طابور وتُرسَل إلى وزارة المالية في كوستاريكا عند عودة الاتصال.
• الأجهزة تحت السيطرة. شاشة بالصناديق المفعّلة، وآخر اتصال لها، ومن يستخدمها؛ ويُلغى تفعيل كمبيوتر قديم أو جهاز لوحي ضائع لتحرير مكانه.
• تطبيق iPhone وAndroid. النظام على الهاتف، لمتابعة سير النشاط من الخارج أو البيع بعيدًا عن الكاونتر.
• نقطة البيع في المتصفح تصمد أيضًا. من دون تثبيت أي شيء، إذا انقطع الإنترنت، تعرض نقطة البيع مواصلة الفوترة في وضع عدم الاتصال وترسل المبيعات تلقائيًا عند عودته.

التفاصيل التي تصنع الفرق

• لكل صندوق ترقيمه الخاص. لكل كمبيوتر ولكل صندوق في الشبكة طرفيته لدى وزارة المالية: لا تتعارض الأرقام التسلسلية أبدًا، حتى لو باعت جميعها في الوقت نفسه.
• البيعة تحفظ وقتها وسعرها. ما بيع من دون إنترنت يُسجَّل بالوقت والسعر اللذين حُصِّل بهما، حتى لو تزامن بعد ساعات.
• الرفع أولًا، ثم التنزيل. يرفع الصندوق مبيعاته قبل تنزيل التغييرات، وإذا لم تُرفع إحداها لا يُستبدل مخزونه: لا «يُعيد» ما باعه أصلًا.
• عميل واحد، لا اثنان. العميل الذي أُنشئ من دون إنترنت يُرفع مع أول بيعة له؛ وإذا كان هناك عميل بالرقم الضريبي نفسه، تُسجَّل البيعة عليه.
• إذا انطفأ الكمبيوتر الرئيسي، تنبّه بقية الصناديق إلى ذلك، وتعيد المحاولة تلقائيًا، وتعود إلى النظام فور استجابته. وإذا لم يكن سيعود قريبًا، يمكن لصندوق أن يعمل وحده ببياناته الخاصة.
• الشبكة المحلية مغلقة أمام الخارج. لا يقبل الكمبيوتر الرئيسي إلا اتصالات المحل؛ ويدخل كل أمين صندوق باسم مستخدمه وصلاحياته، والصندوق الملغى تفعيله لا يعود إلى الدخول.
• الصندوق المنسيّ لا يشغل مكانًا. الصندوق الذي لا يُستخدم خلال 30 يومًا يتوقف احتسابه تلقائيًا.
• يتحدّث تلقائيًا عند إعادة فتحه، وينظّف ما خلّفه الإصدار السابق. وإذا حدث خطأ عند الفتح، يعرض التفاصيل بدلًا من الإغلاق من دون أي كلمة.
• بلغتك. يظهر تطبيق سطح المكتب باللغة التي اختارها كل مستخدم في النظام؛ وقبل الدخول، بلغة Windows.
• دُرج الصندوق وطابعته، مضبوطان من إعدادات نقطة البيع.
• لا يُسجَّل الخروج مع مبيعات غير مرفوعة، ولا يتصل بالشبكة كمبيوتر ما زالت لديه مبيعات معلّقة.

يريد صاحب النشاط أن يعرف كم بِيع اليوم من دون فتح ثلاثة تقارير، ويريد الموظف الجديد أن يعرف كيف تُلغى فاتورة من دون مقاطعة أحد. يجيب المساعد بالذكاء الاصطناعي عن الأمرين بلغة عادية: الأسئلة عن النشاط، ببيانات شركتك الحقيقية؛ والأسئلة عن النظام، بخطوات الدليل وزرّ يأخذك مباشرة إلى الشاشة. كما يستطيع أن يُعِدّ طلبًا أو فاتورة ممّا تمليه عليه، منتظرًا تأكيدك دائمًا. ولكي ينسّق الفريق من دون خلط العمل بواتساب الشخصي، يأتي النظام بدردشته الداخلية الخاصة.

أبرز المزايا

• أسئلة عن النشاط. «كم بعت اليوم؟»، «ما المنتجات التي مخزونها قليل؟»، «كم يدين لي هذا العميل؟»، «ما وضع الصندوق؟»: يجيب ببيانات شركتك الحقيقية وبيانات الفرع المختار.
• كيف يتحرّك منتج ما. تسأله عن منتج فيخبرك كيف بِيع.
• الحسابات مستحقة القبض، في سؤال واحد: من يدين وبكم.
• أسئلة عن النظام. «أين أُنشئ عميلًا؟»، «كيف أفتح الصندوق؟»: يجيب بخطوات الدليل المرقّمة، مع اسم كل قائمة وزرّ، وتحذير إن وُجد.
• زرّ إلى الشاشة. ينتهي كل ردّ عن النظام بالزرّ الذي يفتح تلك الشاشة وبرابط إلى الدليل الكامل، في تبويب آخر كي لا تضيع المحادثة.
• طلبات بالإملاء. «اثنان من هذا وأربعة من ذاك للعميل الفلاني»: يبحث المساعد عن المنتجات، ويُعِدّ مسودة من دون تحصيل، ويستكملها أمين الصندوق في نقطة البيع.
• فواتير بالإملاء، مع التأكيد. يُحضّر الفاتورة بأسعار الكتالوج ويعرض الملخّص؛ ولا تُنشأ البيعة ويُخصم المخزون وتذهب إلى وزارة المالية في كوستاريكا إلا عندما يضغط شخص على إصدار.
• في القائمة، وفي الدردشة، وفي نقطة البيع. للمساعد شاشته الخاصة، وهو موجود أيضًا في تبويب داخل الدردشة وداخل نقطة البيع.
• يكتب نيابةً عنك. يكتب وصف البيع لمنتج في المتجر الإلكتروني، ونصّ حملة عبر البريد الإلكتروني أو واتساب، مع صيغ متعدّدة.
• الدردشة الداخلية للفريق. محادثات فردية ومجموعات مع عدة زملاء، داخل النظام، مع عدد الرسائل غير المقروءة في القائمة.

التفاصيل التي تصنع الفرق

• لا يختلق. إذا لم يتضمّن الدليل شيئًا عمّا سُئل عنه، يقول ذلك بدلًا من اختلاق خطوات؛ وأسعار الطلب أو الفاتورة تأتي دائمًا من الكتالوج.
• الذكاء الاصطناعي يُحضّر، والإنسان يؤكّد. يبقى الطلب المُملى مسودة، من دون المساس بالمخزون ولا بـ وزارة المالية؛ ولا تصدر الفاتورة من دون أن يضغط أحد على الزرّ.
• لا يأخذك إلا إلى حيث يمكنك الدخول. إذا لم تتضمّن باقتك وحدة ما أو لم يملك دورك الصلاحية، لا يعرض عليك المساعد ذلك الزرّ. والروابط غير الموجودة تُحذف قبل عرضها.
• يجيب بلغتك، وهي اللغة نفسها التي تستخدم بها النظام، مع أدلة الاستخدام بتلك اللغة.
• لا يرى أبدًا شركة أخرى. لا تأتي الردود إلا من بيانات نشاطك.
• احتياط متسلسل. يمكن أن يملك النظام عدة مزوّدين للذكاء الاصطناعي: إذا تعطّل الأول، يجيب التالي.
• ردود نظيفة. لا رموز غريبة على الشاشة: ما لا يمكن فعله يُشرح بالكلمات.
• الدردشة الداخلية للفريق، لا للعميل. وهي منفصلة عن محادثات واتساب مع العملاء ولا يستخدمها إلا من يملك الصلاحية.
• مجموعات بأسماء. مجموعة لكل فرع، أو لكل وردية، أو لكل موضوع، مع الزملاء الذين تختارهم.
• من دون خلط الشخصي. تبقى محادثات العمل في نظام الشركة، لا في الهاتف الشخصي لكل موظف.

يعمل النشاط التجاري اليوم بأدوات كثيرة في آن واحد: واتساب لخدمة العملاء، والبريد الإلكتروني لإرسال الفواتير، والبنك الذي ينبّه إلى كل دفعة SINPE (نظام الدفع الفوري الكوستاريكي)، وGoogle كي يجدك الناس، ووسائل التواصل للإعلان، وتطبيقات التوصيل للبيع إلى المنازل. وحين لا يتواصل أيٌّ من ذلك مع غيره، يقضي أحدهم يومه في نسخ البيانات من شاشة إلى أخرى. يتصل النظام بهذه الأدوات كي تدخل الطلبات والمدفوعات والفواتير والعملاء وتخرج تلقائيًا. ويُفعَّل كل ربط من اللوحة، وما لا يُضبط يبقى معطّلًا.

أبرز المزايا

• واتساب النشاط. رقمك الخاص متصل بالنظام: صندوق الوارد المشترك، والفواتير، والتنبيهات، والتذكيرات تخرج من خط نشاطك.
• بريدك الإلكتروني الخاص. تخرج الفواتير والتنبيهات من بريد شركتك، عبر خادم بريدك أو عبر خدمة إرسال، مع أزرار للتجربة قبل الاستخدام.
• Gmail أو أي صندوق بريد. يقرأ النظام صندوق البريد الذي تصل إليه تنبيهات SINPE من البنك، وصندوق فواتير مورّديك، ولا يقرأ كل حساب إلا الوسم الخاص به.
• تنبيهات البنك عبر الرسائل القصيرة. إذا كان البنك ينبّه برسالة نصية بدلًا من البريد، يعيد هاتف النشاط توجيهها إلى النظام وتدخل الدفعة بالطريقة نفسها.
• وزارة المالية. تذهب المستندات الإلكترونية وتعود تلقائيًا إلى وزارة المالية في كوستاريكا، وعند كتابة رقم الهوية يُجلب اسم العميل من السجلّ الرسمي.
• Facebook وInstagram والملف التجاري على Google. منشورات مجدولة تُنشر تلقائيًا في موعدها، وردود على التعليقات في صفحاتك على Facebook.
• Google Shopping وMaps. تظهر منتجاتك على Google بسعر النظام وتوفّره، محدّثة كل يوم.
• تقييمات Google. بعد البيعة، يتلقّى العميل عبر واتساب رابط تقييم فرعك.
• Google Analytics وMeta Pixel في متجرك الإلكتروني، لتعرف كم شخصًا يدخل ولتوجيه الإعلانات إلى من زاره سابقًا.
• تطبيقات التوصيل. تدخل طلبات تطبيقات التوصيل مباشرة إلى صالة المطعم، بعنوانها وهاتفها وملاحظاتها، وتُحسب عمولة كل تطبيق.
• جهات اتصال Google. يُجلب دفتر عناوين النشاط، وتُعلَّم المكرّرات، ويُتحقَّق من لديه واتساب.
• صور المنتجات من الإنترنت. يجد باحثٌ صورًا للمنتجات التي لا صورة لها.
• التحصيل عبر Whish في المتجر الإلكتروني، للأنشطة في لبنان.

التفاصيل التي تصنع الفرق

• لكل شركة ما يخصّها. روابط نشاطك ملكك وحدك: خط واتساب الخاص بك، وبريدك، وصفحاتك، ومفاتيحك.
• المفاتيح محفوظة مشفّرة. كلمات مرور كل خدمة ومفاتيحها لا تظهر على الشاشة بعد حفظها.
• رسائلك تخرج من رقمك. ما يرسله النظام إلى عملائك يخرج دائمًا من خط نشاطك، ولا يخرج أبدًا من رقم غريب.
• رسائل بريد باسم شركتك. تصل الفواتير باسم النشاط الذي باع، وإذا ردّ العميل، يصل ردّه إلى فرعك.
• من دون تغيير البريد على أحد. إذا توقف صندوق بريد الاستضافة عن العمل، تُنقل التنبيهات والفواتير إلى Gmail من دون أن تطلب من البنك أو من الموردين الكتابة إلى عنوان آخر.
• الدفعة نفسها، مرة واحدة فقط. إذا وصلت دفعة SINPE بالبريد وبالرسالة القصيرة، تدخل مرة واحدة.
• لا يُنشر شيء من دون موافقتك. المنشورات التي يُعِدّها النظام من المخزون تنتظر تأكيدك.
• الردّ من دون أن يبدو آليًا. تنتظر الردود على التعليقات بضع دقائق، وتصمت أمام الشكاوى، ولا تتجاوز الوتيرة التي يتحمّلها Facebook.
• القياس بإذن. مع Google Analytics أو Meta Pixel، يطلب المتجر قبول ملفات تعريف الارتباط: إذا لم يقبل الزائر، لا يُقاس شيء.
• ما يأخذه تطبيق التوصيل. عند التحصيل، تُحفظ العمولة بنسبة ذلك اليوم، ويعرض التقرير ما بِيع والعمولة وما يبقى لك فعلًا.
• يعمل مع أي تطبيق توصيل، لأنه لا يطلب إلا الحد الأدنى الذي ترسله جميعها: رقم الطلب، والعميل، والأصناف، وتكلفة التوصيل.
• نسخة قبل الحذف. يُنزَّل دفتر عناوين Google في ملف قبل المساس بأي شيء، ولا يُحذف شيء تلقائيًا.
• ما لا يُستخدم يبقى معطّلًا. يُفعَّل كل ربط عند الحاجة إليه، وما لا يُضبط لا يظهر. وبعضها، مثل وسائل التواصل الاجتماعي وGoogle Shopping والتقييمات، إضافات يُتعاقد عليها على حدة.

قبل البيع، يجب أن تتمكن من الثقة بالنظام: أن تعرف أن كل شخص لا يرى إلا ما يخصّه، وأن ما يُغيَّر يبقى مدوَّنًا، وأن المعلومات محفوظة احتياطيًا، وأن المحاسب يستلم ما يخصّه من دون أن يضطر أحد إلى التذكّر. كل ذلك مشمول، في أي باقة ولأي قطاع. إلى جانب أدوات العمل اليومي التي تنفع أي نشاط: المصروفات، والعملاء الذين يعودون، وبطاقات الهدايا، والمبيعات التي توشك أن تُغلق، وعمولات البائعين.

أبرز المزايا

• فروع متعددة. كل محل أو مستودع بمخزونه، وقائمة أسعاره، وبياناته للفاتورة الإلكترونية، والشاشة التي يبدأ بها: الصندوق العادي، أو صالة المطعم، أو لوحة التأجير.
• المستخدمون والأدوار. الدور حزمة من الصلاحيات (أمين صندوق، بائع، أمين مستودع، محاسب، مدير)؛ ويدخل كل شخص باسم مستخدمه ودوره. تأتي أدوار جاهزة وتُنشئ أنت أدوارك الخاصة.
• الصلاحيات حسب المجال. المبيعات، والمرتجعات، والخصومات، والمخزون، والمشتريات، والإعدادات، والمستخدمون: يُحدَّد ما يستطيع كل دور فعله، ومن دون الصلاحية لا يظهر الزرّ أصلًا.
• كل مستخدم على مقاسه. يمكن حصر الفروع التي يعمل فيها (فلا يرى إلا مبيعاته)، أو تحديد دوام تُغلق جلسته خارجه، أو إبقاؤه في شاشة البيع فقط، من دون رؤية بقية اللوحة.
• سجل التدقيق. من ألغى، ومن غيّر سعرًا، ومن أجرى تعديلًا، ومن دخل، ومن حاول الدخول من دون نجاح، مع التاريخ والمكان.
• التحقق بخطوتين والجلسات النشطة. يمكن لكل مستخدم الدخول برمز من هاتفه إضافة إلى كلمة المرور، ويمكن للشركة أن تفرضه على الجميع. وتظهر الجلسات المفتوحة مع أجهزتها وتُغلق من اللوحة.
• نسخ احتياطية تلقائية. تُنسخ المعلومات احتياطيًا تلقائيًا، وعند الحاجة، يمكن للمنصّة استعادة شركة واحدة من دون المساس بالبقية.
• خمس لغات. الإسبانية والإنجليزية والبرتغالية والصينية والعربية (من اليمين إلى اليسار)، مع الدليل أيضًا باللغات الخمس. ويرى كل شخص النظام بلغته.
• عدة دول. كوستاريكا ونيكاراغوا وبنما وفنزويلا ولبنان، لكلٍّ منها عملتها وضريبتها وأنواع وثائق الهوية فيها. وفي لبنان، الدولار والليرة معًا.
• علامتك التجارية وألوانك. شعارك في النظام وفي المستندات وفي المتجر، ولون اللوحة ووضعها الفاتح أو الداكن.
• المصروفات. المال الذي يخرج وليس بضاعة —النقل، والتنظيف، والخدمات— يُسجَّل حسب الفئة والفرع والصندوق، ويُخصم من الربح في التقارير.
• العضويات والنقاط وبطاقات الهدايا. خطط عضوية بخصمها ومدة صلاحيتها، ونقاط يجمعها العميل ويستبدلها في الصندوق، وبطاقات هدايا برمز ورصيد تُستخدم كطريقة دفع.
• الفرص وتذاكر الدعم. المبيعات المحتملة بمبلغها ومرحلتها في مسار يبيّن حجم ما هو على المحك وأين يتعثّر؛ وبعد البيع، الشكاوى والضمانات والتركيبات بحالتها ومسؤولها.
• عمولات البائعين وأهدافهم. عمولة كل بائع في الشهر، حسب شرائح متدرّجة، مع هدفه ومدى إنجازه له.
• بوابة المحاسب. يستلم محاسبك كل شهر، تلقائيًا، حزمة الشهر السابق، وله لوحته الخاصة لمراجعة المستندات والمشتريات والتقارير.

التفاصيل التي تصنع الفرق

• المخزون لكل فرع. قد يكون للمنتج ثماني وحدات في محل وصفر في آخر، ويُحوَّل بينهما مع سجلّه.
• الفرع المغلق لا يعيق. يتوقف ظهوره في محدِّد الصندوق ويتوقف عن توليد التنبيهات، لكن تاريخه يبقى.
• لكل شركة أدوارها. الأدوار التي تُنشئها تخصّ شركتك وحدها، والأدوار الافتراضية يمكن نسخها لتعديلها من دون المساس بالأصل. ويُعرض على كل قطاع الأدوار التي تناسبه.
• استثناءات من دون منح صلاحيات. يستطيع أمين الصندوق القيام بأمر محدّد بكلمة مرور مدير، من دون أن تبقى له الصلاحية إلى الأبد.
• من يغادر لا يُحذف. يُعطَّل: لا يعود يدخل، لكن مبيعاته وحركاته تبقى تحمل اسمه.
• سجل التدقيق لا يحفظ كلمات المرور. يدوّن أن كلمة مرور قد تغيّرت، ولا يدوّن أبدًا ما هي.
• قبل الاستعادة، نسخة أخرى. تحفظ الاستعادة أولًا نسخة احتياطية من الوضع الحالي: هناك دائمًا طريق للعودة.
• اللغة تُختار تلقائيًا. من يدخل لأول مرة يرى لغة بلده، ويغيّرها العَلَم الصغير متى شاء. وما يختاره زائر في نسخة تجريبية لا يبقى مفروضًا على الزائر التالي.
• البلد هو المرجع في الشأن الضريبي. الفاتورة الإلكترونية لـ وزارة المالية في كوستاريكا وSINPE Móvil (نظام الدفع الفوري الكوستاريكي) لا يُعرضان إلا في كوستاريكا؛ ومفتاح واتساب الدولي يأتي من بلد الشركة.
• سعر الصرف تحدّده أنت. في لبنان، إذا لم يكن سعر الليرة مُدخلًا، لا يُحوَّل شيء: هذا أفضل من التحصيل برقم مختلَق.
• خصم العضو بنقرة واحدة. عند اختيار عميل بعضوية سارية، يعرض الصندوق خطّته ويطبّق الخصم من دون أي حساب.
• العمولات كما تدفعها أنت. حسب الشرائح وفق ما بِيع في الشهر، أو نسبة ثابتة لبائع بعينه، أو مبالغ ثابتة لكل بيعة ولكل وحدة تُجمع معًا. ولا تُحتسب المسودات ولا مبيعات شهر آخر.
• عدة محاسبين، لكلٍّ ما يخصّه. لكلٍّ منهم بريده ويوم الإرسال الخاص به، مع المشتريات والمصروفات وكشوف حسابات الموردين التي تقرّر إرسالها إليه.
• المحاسب لا يرى إلا عملاءه. في لوحته يختار إحدى الشركات المسندة إليه ولا يرى شيئًا من البقية، ولا يدخل لوحة النشاط.
• أسماء لا تلتبس. يحمل التقرير الذي يصل المحاسب اسم الشركة والتواريخ، لمن يتولّى عدة شركات.
• مصروفات الصندوق تُطابق الجرد النقدي. المصروف الذي يخرج من الدُّرج يظهر في إغلاق الوردية، ولا يُرسَل أبدًا سحبٌ من الصندوق إلى المحاسب على أنه مصروف.
• الشركة لا ترى أبدًا شركة أخرى. العملاء والمبيعات والمستخدمون والتقارير تخصّ نشاطك وحده.
• دليل على الإنترنت. أدلة خطوة بخطوة لكل جزء من النظام، بلغتك، داخل اللوحة نفسها.